Zo werkt de boekhouding

Wie deze pagina kent, begrijpt waarom een scherm iets laat zien en waarom Plecke soms om een bewijsstuk of een tweede persoon vraagt. U hoeft geen boekhouder te zijn: de meeste boekingen maakt Plecke zelf.

Alles draait om openstaande posten#

Elke verplichting is een openstaande post met een kenmerk, een vervaldatum en een saldo:

• een bijdrage die een eigenaar voor een termijn moet betalen;
• een goedgekeurde inkoopfactuur die de VvE moet betalen;
• een eenmalige vordering, een tegoed of een creditfactuur.

Een betaling lettert zo’n post af: de banktransactie wordt aan de post gekoppeld en het saldo daalt. Is het saldo nul, dan is de post voldaan. Een gedeeltelijke betaling laat de rest openstaan. Er is geen vinkje “betaald”: of iets betaald is, volgt altijd uit de gekoppelde banktransacties.

Van bankafschrift tot afgeletterde post#

Een banktransactie komt in twee stappen in de boekhouding.

1. Inlezen

   De transactie wordt geboekt op de bankrekening, met als tegenrekening een tussenrekening: Tussenrekening ontvangsten (1200) of Tussenrekening betalingen (1210). Het geld staat dan in de boeken, maar nog niet bij een post.

2. Verwerken

   Afletteren op een openstaande post, of direct boeken op bijvoorbeeld bankkosten, haalt het bedrag van de tussenrekening af. Een transactie die nog op de tussenrekening staat, ziet u onder Aandacht nodig.

Zolang er iets op een tussenrekening staat, kunt u het boekjaar niet afsluiten. Zo blijft er geen geld onverklaard.

Een voorbeeld: de bijdrage van 12-A in oktober#

Eva Eigenaar betaalt voor appartementsrecht 12-A € 440,00 per maand. Daarvan is € 132,00 reservering voor groot onderhoud. Zo boekt Plecke de maand:

U ziet alleen de eerste en de laatste regel als handeling: de bijdrageronde en het afletteren. De rest volgt daaruit.

Automatisch afletteren#

Na elke import probeert Plecke iedere nieuwe transactie zelf af te letteren. Dat gebeurt alleen als alle vier voorwaarden kloppen:

1. Uniek kenmerk. De transactie heeft een betalingskenmerk dat precies gelijk is aan het kenmerk van één openstaande post (bijvoorbeeld het factuurnummer of het kenmerk van een bijdrage), of aan de bankreferentie van een regel in een betaal- of incassobatch.
2. Exact bedrag. Het bedrag is precies het nog openstaande saldo van die post.
3. Geverifieerde tegenrekening. De rekening waarvan of waarnaar is betaald, is vastgelegd als geverifieerde rekeninghouder van die relatie. Zie Bank en betalen instellen.
4. Open periode. De boekdatum valt in een open boekjaar en niet in een geblokkeerde periode.

Klopt er één niet, dan blijft de transactie staan met de reden, bijvoorbeeld Betaalkenmerk ontbreekt of Bedrag wijkt af van het openstaande saldo. U verwerkt hem dan zelf; zie Banktransacties verwerken.

Plecke kijkt alleen naar het gestructureerde betalingskenmerk, niet naar een vrije omschrijving. Een eigenaar die “bijdrage oktober” overmaakt in plaats van het kenmerk, verwerkt u met de hand.

Bewijsstukken#

Bij bijna elke handeling kiest u een bewijsstuk: de factuur, het bankafschrift, het bestuursbesluit of de ondertekende machtiging. De keuzelijst toont documenten uit Documenten die volledig verwerkt zijn, de 200 meest recente eerst. Upload een document dus eerst in Documenten.

Een document dat als bewijs is gebruikt, wordt een beschermd financieel document. U kunt het niet meer verwijderen, en alleen mensen met financiële bevoegdheden voor die periode zien het.

Boekjaren en perioden#

Een boekjaar heeft een van drie statussen:

Binnen een open jaar kunt u een periode blokkeren tot een datum; daarna is boeken in die periode niet meer mogelijk. Is het vorige jaar nog niet afgesloten, dan werkt het nieuwe jaar met voorlopige openingscijfers, die u bijwerkt na correcties in het vorige jaar.

Corrigeren in plaats van wijzigen#

Wat geboekt is, blijft staan. Een correctie is een nieuwe boeking die de oude tenietdoet, met een reden erbij:

• een verkeerde aflettering draait u terug met Eerdere aflettering corrigeren;
• een gewijzigde eigendom verwerkt u met een credit en een vervangende bijdrage;
• een fout in een handmatige boeking herstelt u met een nieuwe handmatige boeking met de omgekeerde regels.

Zo blijft voor de kascommissie en de ALV zichtbaar wat er is gebeurd en waarom.

Betaald is pas betaald als de bank het bevestigt#

Een SEPA-bestand downloaden betekent niet dat er betaald is. Plecke reserveert de bedragen in een betaal- of incassobatch, zodat ze niet twee keer in een batch komen. Pas als de banktransactie binnenkomt en is afgeletterd, is de factuur of bijdrage voldaan. Zie Leveranciers betalen en Bijdragen incasseren.