Boekhouding · Dagelijks werk
Openstaande posten en achterstanden
Zien wie wat nog moet betalen, herinneringen sturen, betalingsregelingen en betwistingen vastleggen, tegoeden verrekenen en posten afboeken.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
Onder Boekhouding › Bijdragen, in het onderdeel Openstaande posten, ziet u per post het saldo en hoe lang hij al openstaat. Hier volgt u achterstanden op en legt u afspraken vast.
Wat de lijst laat zien
- Saldo: wat er op de peildatum openstaat. Een tegoed staat er met “tegoed” bij.
- Ouderdom: Nog niet vervallen, het aantal dagen na de vervaldatum, of Voldaan.
- Dossier: Betalingsregeling, Betwist en Incasso geblokkeerd, met de notitie en een afgesproken betaaldatum.
De peildatum is standaard vandaag. Vul een andere datum in en klik op Berekenen om de stand op die datum te zien, bijvoorbeeld op de laatste dag van het boekjaar. De lijst bevat alle posten, ook voldane (Voldaan) en die van leveranciers, op volgorde van vervaldatum.
Een herinnering sturen
Open bij een vervallen post het menu ⋯ › Bericht versturen, kies Herinnering vervallen bijdrage, klik op Bericht voorbereiden en daarna op Verzending aanvragen. Plecke stuurt geen herinneringen uit zichzelf en rekent geen rente of incassokosten; dat besluit het bestuur.
Een regeling of betwisting vastleggen
Open bij de post het menu ⋯ › Regeling of betwisting vastleggen.
Kies wat er speelt
Zet Betwist op Ja als de eigenaar de post betwist. Zet Incasso blokkeren op Ja om de post uit incasso’s en berichten te houden.
Leg de afspraak vast
Schrijf bij Reden en gemaakte afspraken wat is afgesproken. Vul eventueel de Afgesproken betaaldatum en Opnieuw beoordelen op in, en kies het bewijs, bijvoorbeeld de bevestigde regeling.
Sla op
Klik op Gegevens controleren en Dossier vastleggen.
- Een betwiste of geblokkeerde post blijft in de boeken en de rapportages staan. Er gaan alleen geen incasso’s en berichten meer over uit.
- De laatste vastlegging telt. Om een blokkade op te heffen, legt u een nieuwe vast met Nee en Nee. Eerdere vastleggingen blijven bewaard.
Voorbeeld. Fatima El Amrani (12-G) loopt twee maanden achter. Het bestuur spreekt af dat zij de achterstand in drie maanden inloopt. De penningmeester legt bij de post van augustus de regeling vast, met de afspraak en de datum waarop het bestuur opnieuw kijkt.
Een tegoed verrekenen of een post afboeken
Open bij de post het menu ⋯ › Afboeken of verrekenen (bij een tegoed heet dit Tegoed verrekenen) en kies de Handeling:
- Tegoed toepassen op een schuld: zet een tegoed in tegen een openstaande post van dezelfde relatie en hetzelfde appartementsrecht. Kies de Doelpost.
- Schuld gemotiveerd afboeken: boek een post af die niet meer wordt betaald, bijvoorbeeld na een besluit van het bestuur of de ALV. Kies een kostenrekening.
Vul het Bedrag (€), de Boekdatum, de Reden en het bewijs in en klik op Correctie boeken.
Een post die in een betaal- of incassobatch is gereserveerd, kunt u niet verrekenen of afboeken. Leg eerst de uitkomst van die batchregel vast.
Een tegoed van een eigenaar terugbetalen gaat via een betaalbatch; zie Leveranciers betalen.
Een incassodossier exporteren
Moet een achterstand naar een incassobureau of advocaat, open dan bij de post ⋯ › Dossier exporteren. U krijgt een pdf met deze ene verplichting, het saldo, een eventuele betwisting en de correspondentie. De export start geen procedure; controleer de inhoud voordat u hem deelt.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Credit en schuld moeten van dezelfde rechthebbende zijn en voldoende saldo hebben” | Het tegoed en de schuld horen bij verschillende relaties of rechten, of het bedrag is te hoog. |
| “Afboeking overschrijdt saldo of rekening ongeldig” | Het bedrag is hoger dan het saldo, of u koos geen kostenrekening. |
| “Los eerst de betalingsreservering op” | De post zit in een betaal- of incassobatch. |
| “Geen verzendbare openstaande bijdrage of correspondentieadres” | De post is geblokkeerd of voldaan, of de eigenaar heeft geen e-mailadres. |