Boekhouding · Aan de slag
Boekhouding in Plecke
Wat de boekhouding van Plecke doet, hoe een boekjaar verloopt, wie wat doet en waar u begint.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Kascommissie
- Eigenaar
- Bijgewerkt
Plecke voert de volledige financiële administratie van uw VvE: de bankrekeningen, inkoopfacturen, bijdragen van eigenaren, de begroting, het reservefonds, de rapportages en de jaarafsluiting. Het is een volledige dubbele boekhouding per VvE, met bij elk bedrag het bewijsstuk.
U werkt met facturen, bijdragen en banktransacties. Plecke maakt de boekingen daaronder zelf; het grootboek is een weergave van wat al gebeurd is, geen tweede plek waar u alles opnieuw invoert.
De schermen
Onder Boekhouding in het menu vindt u vijf schermen en het overzicht. De knop Inrichting rechtsboven opent de instellingen van de administratie.
| Scherm | Waarvoor |
|---|---|
| Overzicht | Wat er te doen is: banktransacties die aandacht vragen, facturen die op u wachten, en de saldi. |
| Banktransacties | Bankbestanden inlezen, automatisch afletteren en de uitzonderingen verwerken. |
| Facturen | Inkoopfacturen vastleggen, laten goedkeuren en betalen met Betaling voorbereiden. |
| Bijdragen | Bijdragen in rekening brengen, achterstanden opvolgen en incasseren. |
| Begroting & reserves | De begroting met verdeelsleutels vaststellen en de reservefondsen volgen. |
| Rapportages | Balans, exploitatierekening, grootboek en de jaarafsluiting. |
| Inrichting | Rekeningen, boekjaren, bevoegdheden, bankrekeningen en betaalinstellingen. |
Eigenaren zien geen boekhouding, maar Mijn bijdragen: hun eigen bijdragen, betaalgegevens en de jaarstukken. Zie Mijn bijdragen.
Een boekjaar in vijf stappen
Inrichten of overnemen
Eenmalig: een bestuurder stelt de administratie in, legt de bankrekeningen vast en activeert de beginbalans. Zie De administratie inrichten.
Begroting vaststellen
De begroting per kostengroep, met de verdeelsleutels uit de splitsingsakte, bepaalt wat iedere eigenaar per termijn betaalt. Zie Begroting opstellen en vaststellen.
Elke maand: bijdragen, bank en facturen
U brengt de bijdragen van de termijn in rekening, leest het bankbestand in, legt facturen vast en betaalt ze. Plecke lettert betalingen met een uniek kenmerk automatisch af; u verwerkt alleen de uitzonderingen.
Jaarafsluiting
Na het boekjaar sluit u de bank aan, legt u de jaarcontrole vast en zet u de jaarstukken klaar. De kascommissie controleert, de ALV besluit. Zie Het boekjaar afsluiten.
Het volgende jaar
Bij het afsluiten draagt Plecke de balans over naar het volgende boekjaar. Openstaande posten blijven gewoon openstaan.
Vier uitgangspunten
Elk bedrag heeft een bewijsstuk. Bij vrijwel elke handeling kiest u een bewijsstuk: een factuur, een bankafschrift, een bestuursbesluit. Dat document moet al in Documenten staan en verwerkt zijn. Upload het daarom eerst; in de keuzelijst staan de 200 meest recente verwerkte documenten.
Vier ogen. Wie een factuur indient, kan hem niet zelf goedkeuren. Een betaalbatch geeft een tweede bevoegde persoon vrij, tenzij het bestuur een uitzondering voor één persoon heeft vastgelegd. De kascommissie bestaat uit mensen zonder bestuursfunctie.
Plecke verplaatst geen geld. Voor betalingen en incasso’s maakt Plecke een SEPA-bestand dat u bij uw bank indient en daar ondertekent. Een post is pas betaald als de bijbehorende banktransactie is afgeletterd.
Niets wordt overschreven. Een geboekte factuur, bijdrage of afletter-actie verandert niet meer. U corrigeert met een tegenboeking met reden, zodat de oorspronkelijke boeking en de correctie allebei zichtbaar blijven.
Wie doet wat
Wat iemand in de boekhouding mag, hangt af van de financiële bevoegdheden die het bestuur toekent, niet van de rol in de VvE alleen. Een gebruikelijke verdeling:
| Wie | Doet | Bevoegdheden |
|---|---|---|
| Penningmeester | Inrichten, boeken, bijdragen opleggen, bank verwerken, betalingen voorbereiden, jaarstukken klaarzetten | Inzien, Inrichten, Boeken, Batches voorbereiden, Jaar afsluiten |
| Voorzitter of tweede bestuurder | Facturen goedkeuren, betaalbatches vrijgeven | Inzien, Facturen goedkeuren, Batches vrijgeven |
| Kascommissie | De jaarstukken controleren en het verslag vastleggen | Onafhankelijk controleren |
| Beheerder | Namens de VvE de administratie voeren | Wat het bestuur toekent |
| Eigenaar | Eigen bijdragen bekijken en betalen | Geen; ziet Mijn bijdragen |
De bestuurder die de administratie instelt, krijgt automatisch alle bevoegdheden behalve Onafhankelijk controleren; anderen krijgen ze per stuk. Hoe dat werkt en wat elke bevoegdheid toestaat, staat in Bevoegdheden.