Boekhouding · Dagelijks werk
Bijdragen in rekening brengen
Elke termijn de bijdragen van de eigenaren in rekening brengen volgens de vastgestelde begroting, eenmalige vorderingen boeken en eigenaren een bericht sturen.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
De bijdragen van de eigenaren volgen uit de vastgestelde begroting. Elke termijn brengt u ze met één bijdrageronde in rekening: Plecke maakt per appartementsrecht een openstaande post met een uniek kenmerk, en boekt de opbrengst en de reservering voor het onderhoud.
Voordat u begint
- Er is een vastgestelde begroting voor dit boekjaar. Zie Begroting opstellen en vaststellen.
- De eigendom van elk appartementsrecht klopt in Leden, inclusief mede-eigenaren en hun aandeel.
- U hebt de bevoegdheid Boeken.
Een bijdrageronde boeken
Open de ronde
Ga naar Boekhouding › Bijdragen en klik op Bijdrageronde voorbereiden.
Kies de termijn
Kies de Vastgestelde begroting en vul de Termijn in: bij maandelijkse bijdragen 1 voor januari, 10 voor oktober. Klik op Ronde controleren.
Controleer per appartementsrecht
U ziet per appartementsrecht het bedrag en de controle van de eigendom: Gecontroleerd, Al geboekt of Controle vereist. Rechten die al geboekt zijn, slaat Plecke over.
Boek de ronde
Staat er bij geen enkel recht Controle vereist, dan verschijnt het formulier om te boeken. Klik op Gegevens controleren en Bijdragen in rekening brengen.
Plecke boekt de bijdragen op de vervaldatum van de termijn. De ronde gaat helemaal door of helemaal niet; bij een fout staat de poging in de rondehistorie met de reden, en is er niets geboekt.
Breng de bijdragen in rekening vóór u het bankbestand van die maand inleest. Dan kan Plecke de betalingen met het kenmerk automatisch afletteren.
Het kenmerk
Elke bijdrage krijgt een uniek kenmerk: P-, een code van het appartementsrecht en de vervaldatum. Eigenaren vermelden dit kenmerk bij hun overboeking; ze vinden het in Mijn bijdragen. Betaalt een eigenaar met het juiste kenmerk, het exacte bedrag en vanaf een geverifieerde rekening, dan wordt de betaling automatisch afgeletterd.
Controle vereist
Controle vereist betekent dat de eigendom in de termijn niet eenduidig is, meestal omdat een appartement in die periode is verkocht. Leg dan eerst de facturatiegrondslag vast: wie betaalt de termijn? Zie Verkoop van een appartement.
Hoe het bedrag per recht wordt berekend
Het bedrag per termijn volgt uit de begroting: per kostengroep de exploitatiekosten en de reservering, verdeeld volgens de breukdelen uit de akte. Afrondingsverschillen van centen komen in de laatste termijn van het jaar, zodat het jaarbedrag per recht precies klopt. Zie Begroting opstellen en vaststellen.
Een eenmalige bijdrage of vordering
Voor een bijzondere bijdrage of het doorbelasten van kosten aan één eigenaar: klik op Meer acties › Eenmalige bijdrage in rekening brengen.
- Bij Geadresseerde kiest u de Relatie en eventueel het Appartementsrecht. Met een appartementsrecht moet de relatie op de vervaldatum eigenaar zijn.
- Bij Boeking en vervaldatum kiest u de Debiteurenrekening (bijvoorbeeld 1150 Overige vorderingen), de Inkomstenrekening, het Bedrag (€), de Boekdatum en de Vervaldatum.
- Bij Kenmerk en onderbouwing vult u een Uniek betalingskenmerk en een Omschrijving in, en kiest u het Besluit of grondslag.
Klik op Gegevens controleren en Vordering boeken.
Kies een kenmerk dat nog niet bestaat, bijvoorbeeld VBS12-H-INTERCOM. Gebruikt u een kenmerk twee keer, dan kan Plecke een betaling met dat kenmerk niet automatisch afletteren.
Een bericht aan een eigenaar sturen
Met Meer acties › Bericht versturen, of het menu ⋯ bij een bijdrage, stuurt u een eigenaar een e-mail:
- Bijdragebericht: de bijdrage met bedrag, vervaldatum en kenmerk;
- Herinnering vervallen bijdrage: alleen na de vervaldatum;
- Vooraankondiging automatische incasso: met machtiging en incassodatum; zie Bijdragen incasseren.
Klik op Bericht voorbereiden, lees de tekst na en klik op Verzending aanvragen. Vlak voor verzending controleert Plecke opnieuw of het bedrag nog openstaat, of er geen blokkade is en of de eigenaar een e-mailadres heeft. Klopt dat niet meer, dan wordt het bericht niet verzonden.
Alle berichten staan onder Correspondentie. “Provideracceptatie” betekent dat de mailprovider het bericht heeft aangenomen; dat is geen bevestiging dat het is afgeleverd.
Plecke stuurt geen herinneringen uit zichzelf en berekent geen rente of incassokosten.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Bijdrageronde niet geboekt. De mislukte poging staat in de rondehistorie. …” | Zie de Toelichting in de rondehistorie. Herstel de oorzaak en bereid een nieuwe ronde voor. |
| “Koppel eerst de debiteurenrekening voor bijdragen in de inrichting” | Leg het Boekings- en betaalbeleid vast in Inrichting. |
| “Controleer de eigendomsoverdracht en facturatiegrondslag vóór het in rekening brengen” | Een recht wisselde in de termijn van eigenaar. Zie Verkoop van een appartement. |
| “Gebruik de actuele vastgestelde begroting” | Voor deze termijn geldt een nieuwere begrotingsversie. Kies die. |
| “Termijn valt buiten deze begroting” | De termijn valt vóór de ingangsdatum of na het boekjaar. |
| “Boekingsperiode gesloten” of “Boekdatum vóór administratieovername” | De vervaldatum valt in een geblokkeerde periode of vóór de begindatum van de administratie. |
| “Eigendom op vervaldatum is niet volledig of relatie is geen eigenaar” | Bij een eenmalige vordering is de relatie geen eigenaar van het gekozen recht, of de eigendom telt niet op tot 100%. |
| “Geen verzendbare openstaande bijdrage of correspondentieadres” | De bijdrage is voldaan of geblokkeerd, of de eigenaar heeft geen e-mailadres. |