Het boekjaar afsluiten

Na afloop van het boekjaar zet u de jaarstukken klaar, laat u ze controleren door de kascommissie en legt u de besluiten van de ALV vast. Daarna sluit u het jaar af: Plecke bestemt het resultaat en draagt de balans over naar het nieuwe jaar. Alles staat op Boekhouding › Rapportages › Jaarafsluiting, als een lijst stappen waarbij de volgende stap voor u is gemarkeerd. Een vinkje en Afgerond staan bij de jaarcontrole, de jaarstukken en het afsluiten. Controle en besluiten blijft Bezig en somt op wat bij de laatste versie is vastgelegd; publiceren, afrekenen en blokkeren zijn acties zonder status.

Wat er klaar moet zijn#

Voordat u afsluit, moet de administratie van het jaar sluiten. Plecke controleert dit bij het afsluiten:

• Alle banktransacties zijn verwerkt, zodat de tussenrekeningen op nul staan. Zie Banktransacties verwerken.
• Elke bankrekening is aangesloten per de laatste dag van het jaar, met Saldo aansluiten en het volledige afschrift.
• Geen facturen meer als concept of ter goedkeuring in dat jaar.
• Een eventuele kas is geteld per jaareinde.
• Het vorige boekjaar is afgesloten.

Openstaande bijdragen en facturen hoeven niet betaald te zijn: die gaan als openstaande post mee naar het nieuwe jaar.

Stappen#

1. Kasopname (alleen met een kas)

   Heeft de VvE een kasrekening, leg dan de telling per jaareinde vast met Vastleggen bij Kasopname. Het getelde bedrag moet gelijk zijn aan het grootboek.

2. Jaarcontrole en toelichtingen

   Leg de elf onderdelen van de jaarcontrole vast, elk met een toelichting en een bewijsstuk. Ook als iets niet van toepassing is, legt u vast waarom. Zie de lijst hieronder.

3. Jaarstukken klaarzetten

   Klik bij Jaarstukken klaarzetten op Klaarzetten en Nieuwe versie vastleggen. Plecke legt balans, exploitatie, begroting, openstaande posten, reserves, bankaansluitingen en toelichtingen vast in één onveranderlijke versie, met een pdf.

4. Kascontrole

   Twee leden van de kascommissie controleren deze versie en leggen elk hun verslag vast. Zie Kascontrole voor de kascommissie.

5. Ondertekening en ALV-besluiten

   Leg bij Controle en besluiten per besluit vast: Ondertekening / verklaring ontbrekende handtekening, Goedkeuring jaarrekening, Resultaatbestemming (met de rekening waar het resultaat naartoe gaat) en Afzonderlijk dechargebesluit. Kies de notulen of het besluit als bewijs.

6. Publiceren voor de ALV

   Download de pdf van de versie, haal er persoonlijke gegevens uit die niet voor alle eigenaren bedoeld zijn, en upload hem in Documenten. Klik dan bij Publiceren voor de ALV op Publiceren, kies die pdf en het publicatiebesluit, en klik op Gecontroleerde PDF voor eigenaren vrijgeven. Alle huidige eigenaren zien de jaarstukken dan in Mijn bijdragen. Publiceren mag al vóór het afsluiten, zolang de versie actueel is.

7. Boekjaar afsluiten

   Klik bij Boekjaar afsluiten op Afsluiten en Afsluiten en balans overdragen.

De elf onderdelen van de jaarcontrole#

Kies bij Jaarcontrole en toelichtingen steeds het Onderdeel, beschrijf bij Bevinding, controle en onderbouwing wat u hebt gedaan en kies het bewijs. Klik op Toelichting en bewijs bewaren.

Een versie neemt de onderdelen mee zoals ze op dat moment zijn vastgelegd. Leg ze daarom alle elf vast voordat u de jaarstukken klaarzet.

Als er na het klaarzetten iets verandert#

Een versie verandert nooit. Wordt er daarna nog iets geboekt, gewijzigd of aangesloten in dat jaar, dan krijgt de stap Grootboek nadien gewijzigd met de reden, bijvoorbeeld “Boekingen gewijzigd”. Zet dan een nieuwe versie klaar; de kascontrole en de besluiten moeten opnieuw, bij die nieuwe versie. Eerdere versies en hun pdf blijven bewaard.

Wat afsluiten doet#

Bij Afsluiten en balans overdragen controleert Plecke de voorwaarden hierboven, de twee onafhankelijke controleverslagen, de ondertekening, de goedkeuring, de resultaatbestemming en de decharge. Kloppen ze, dan:

• boekt Plecke de baten en lasten af naar het resultaat en het resultaat naar de rekening van de resultaatbestemming;
• maakt Plecke het volgende boekjaar aan als het nog niet bestaat, en draagt de balans en alle openstaande posten over;
• krijgt het jaar de status Afgesloten en kan er niet meer in worden geboekt.

Het resultaat met eigenaren afrekenen#

Heeft de ALV besloten het resultaat met de eigenaren te verrekenen in plaats van het naar een fonds of het eigen vermogen te boeken? Gebruik dan na het afsluiten Resultaat met eigenaren afrekenen. Kies de afgesloten versie, de rekening uit de resultaatbestemming, de Boekdatum verdeling in het nieuwe jaar, de Peildatum eigendom en de verdeelsleutel uit het besluit. Een overschot wordt een tegoed per appartementsrecht, een tekort een vordering, voor wie op de peildatum eigenaar was.

Een afgesloten jaar heropenen#

Moet er toch nog iets worden gecorrigeerd, dan kan iemand met Jaar heropenen het jaar heropenen: Meer acties › Boekjaar heropenen, met een Reden en het Besluit tot heropening. Plecke boekt de afsluiting, de overdracht en een eventuele resultaatverdeling tegen. Daarna zijn een nieuwe versie, een nieuwe kascontrole en nieuwe besluiten nodig. Een gepubliceerde versie blijft zichtbaar voor eigenaren, met de melding dat de boekhouding nadien is gewijzigd.

Als het niet lukt#