Beginbalans en overname

De beginbalans is de laatste stap van het inrichten. U neemt de gecontroleerde saldi van de vorige beheerder over: bezittingen, schulden, reservefondsen en eigen vermogen, met per openstaande post wie het verschuldigd is. Daarna is het boekjaar open.

Voordat u begint#

• De administratie is ingesteld en de bankrekeningen zijn vastgelegd. Zie De administratie inrichten.
• U hebt de bevoegdheden Inrichten en Boeken.
• In Documenten staan de gecontroleerde overnamebalans en per bank- en spaarrekening het afschrift met het saldo op de begindatum.
• U hebt een lijst van alle openstaande posten op de begindatum: bijdragen die eigenaren nog moeten betalen en facturen die de VvE nog moet betalen.
• Ongebruikte bank- of kasrekeningen staan op inactief, en een kasrekening bestaat als de VvE een kas heeft.

De beginbalans invoeren#

1. Open de beginbalans

   Ga naar Boekhouding › Inrichting. Klik bij Beginbalans activeren op Beginbalans invoeren.

2. Kies de overnamebalans

   Kies de Gecontroleerde overnamebalans en vul de Datum overnamebalans in, de datum waarop de vorige beheerder de balans opmaakte.

3. Neem elke rekening over

   Voeg voor elke rekening met een saldo een Boekregel toe met de Rekening en het bedrag bij Debet (€) of Credit (€). Bezittingen staan debet, schulden, reserves en eigen vermogen credit.

   Staat een saldo op Te ontvangen bijdragen of Crediteuren, maak dan één regel per openstaande post. Bij zo’n regel vult u ook de Aansprakelijke partij volgens overnamebalans, het Appartementsrecht (bij een bijdrage), het Uniek betalingskenmerk en de Oorspronkelijke vervaldatum in. Zo kunt u de post later afletteren en opvolgen.

4. Sluit bank en kas aan

   Onder Aansluiting per bank- of kasrekening vult u het beginsaldo in zoals op het afschrift en kiest u het afschrift als bewijs. Dit saldo moet gelijk zijn aan de boekregel op die rekening.

5. Controleer en activeer

   Klik op Gegevens controleren. Kloppen debet en credit en sluiten de banksaldi aan, klik dan op Beginbalans boeken en activeren. Het boekjaar krijgt de status Open boekjaar.

Voorbeeld#

De VvE Voorbeeldstraat 12 nam de administratie per 1 december 2025 over. De overnamebalans:

Een nieuwe VvE zonder saldi#

Heeft de VvE nog geen bezittingen, schulden of reserves? Open dan naast Beginbalans invoeren het menu ⋯ en kies Beginbalans met nulsaldi activeren. Kies de verklaring dat alles nul is en per bank- of kasrekening het bewijs van het nulsaldo. Klik op Beginbalans met nulsaldi bevestigen en activeren.

Dit kan alleen in een administratie waarin nog niets is geboekt en geen enkele openstaande post bestaat.

Overname halverwege het boekjaar#

Neemt u de administratie over op bijvoorbeeld 1 december, terwijl het boekjaar op 1 januari begon? Leg dan vóór de beginbalans de begindatum vast bij Begindatum administratie › Begindatum wijzigen. Gebruik als beginbalans de overnamebalans per die datum.

• Het boekjaar houdt zijn echte begin- en einddatum, zodat de jaarstukken over het hele jaar gaan.
• Plecke bevat de transacties pas vanaf de begindatum. De maanden daarvoor zitten alleen in de overnamebalans. Bovenaan elk scherm van dat jaar staat dat ook.
• Boeken vóór de begindatum kan niet.
• Bij de begroting telt u de termijnen vóór de begindatum niet mee: breng alleen de termijnen vanaf de begindatum in rekening.

Wat na activering vastligt#

Na activering kunt u de begindatum niet meer wijzigen en de beginbalans niet meer terugdraaien. Ontdekt u later een fout in de overnamebalans, corrigeer die dan met een handmatige boeking op of na de begindatum, met de onderbouwing als bewijsstuk. Zie Rapportages en grootboek.

De voorlopige beginbalans van een volgend jaar#

Normaal maakt de jaarafsluiting het volgende boekjaar aan en draagt de balans over. Wilt u al in het nieuwe jaar boeken terwijl het vorige nog niet is afgesloten? Dan werkt het nieuwe jaar met voorlopige openingscijfers, en staat bovenaan:

Voorlopige openingscijfers: het voorgaande boekjaar is nog niet afgesloten.

Corrigeert u daarna nog iets in het vorige jaar, werk de opening dan bij in Inrichting › Voorlopige beginbalans met Beginbalans actualiseren. Openstaande posten blijven dezelfde verplichtingen. Bij het definitief afsluiten vervangt Plecke de voorlopige opening door de echte.

Als het niet lukt#