Boekhouding · Dagelijks werk
Bijdragen incasseren
Machtigingen vastleggen, vooraankondigingen registreren, een incassobatch voorbereiden en laten vrijgeven, het SEPA-bestand indienen en storneringen verwerken.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
Met een SEPA-incasso haalt de VvE de bijdragen op bij eigenaren die daarvoor een machtiging hebben getekend. Plecke maakt het incassobestand; u dient het in bij de bank. Andere eigenaren blijven gewoon zelf overmaken.
Voordat u begint
- De VvE heeft een incassocontract met de bank en het Incassant-ID staat in Plecke.
- Er is een bankprofiel voor incasso’s (pain.008) op de betaalrekening.
- De eigenaar heeft een geverifieerde rekeninghouder.
Zie Bank en betalen instellen. De termijn voor vooraankondigingen staat in het Boekings- en betaalbeleid, standaard 14 dagen.
1. Een machtiging vastleggen
Ga naar Boekhouding › Bijdragen en klik op Machtigingen & vooraankondigingen. Klik op Machtiging vastleggen (u hebt Inrichten nodig). Kies de Geverifieerde betaler, vul het Uniek machtigingskenmerk en Ondertekend op in en kies de Ondertekende machtiging. Klik op Gegevens controleren en Machtiging vastleggen.
Een machtiging die 36 maanden niet is gebruikt, vervalt. Verkoopt een eigenaar het appartement, dan geldt de machtiging niet voor de nieuwe eigenaar. Intrekken doet u met ⋯ › Machtiging intrekken en het intrekkingsverzoek als bewijs.
2. De vooraankondiging
Elke eigenaar moet ruim van tevoren weten welk bedrag op welke datum wordt geïncasseerd. U kunt de vooraankondiging vanuit Plecke sturen met Bericht versturen › Vooraankondiging automatische incasso, of op uw eigen manier.
Daarna registreert u de aflevering: klik op Vooraankondiging registreren, kies de Openstaande bijdrage en de Machtiging, vul het Aangekondigd bedrag (€), de Aangekondigde incassodatum en Aantoonbaar afgeleverd op in, en kies het bewijs van aflevering. Klik op Afleveringsbewijs vastleggen.
Het aangekondigde bedrag en de incassodatum moeten straks exact gelijk zijn aan het bedrag en de uitvoerdatum in de incassobatch. Tussen aflevering en uitvoerdatum moeten minstens zoveel dagen zitten als in het beleid staat, standaard 14.
3. Een incassobatch voorbereiden
Open Incasseren
Ga naar Boekhouding › Bijdragen en klik op Incasseren. Klik op Incassobatch voorbereiden.
Kies rekening en datum
Kies de Bankrekening met bevestigd bestandsprofiel en de Gewenste uitvoerdatum, dezelfde datum als in de vooraankondigingen.
Kies de bijdragen
Vink de bijdragen aan. Kies onder Geselecteerd per bijdrage de Vooraankondiging en controleer dat het Batchbedrag (€) gelijk is aan het aangekondigde bedrag.
Bereid voor
Klik op Gegevens controleren en Batch voorbereiden.
Een bijdrage met een betwisting of incassoblokkade kan niet in een batch.
4. Vrijgeven, downloaden en indienen
Dit werkt zoals bij betalingen, zie Leveranciers betalen:
- Een tweede persoon met Batches vrijgeven klikt op Vrijgeven en daarna Batch vrijgeven. Plecke controleert opnieuw de aanlevertermijn van de bank, de limieten, de machtigingen en of de bedragen nog openstaan.
- Download het bestand met SEPA-bestand (pain.008) en dien het in bij uw bank.
- Na de uitvoering staat de ontvangst op het afschrift. Met dezelfde bankreferentie en hetzelfde bedrag lettert Plecke hem automatisch af.
Boekt de bank alle incasso’s als één bedrag, gebruik dan Verzamelbetaling met specificatie op Banktransacties.
Betaalt een eigenaar zelf, terwijl de bijdrage al in een vrijgegeven batch staat, dan blokkeert de reservering de handmatige aflettering. Is het bestand nog niet bij de bank ingediend, leg de regel dan vast als Aantoonbaar geannuleerd. Is het al ingediend, laat de bank de incasso dan annuleren en leg de afwijzing vast, of betaal het dubbel ontvangen bedrag terug.
Storneringen
Een eigenaar kan een incasso binnen acht weken laten terugboeken. Op het afschrift staat dan een negatieve transactie. Verwerk die op Banktransacties: Controleren › Verwerken als › Stornering of retourbetaling. Kies de Eerder afgerekende batchregel, vul de Retourreden in, kies het bewijs van de bank en klik op Schuld opnieuw openen.
De bijdrage staat dan weer open en de batchregel krijgt Teruggeboekt. De eerdere ontvangst blijft zichtbaar. Plecke incasseert een teruggeboekte bijdrage niet opnieuw uit zichzelf: neem contact op met de eigenaar en neem de bijdrage eventueel op in een volgende batch, met een nieuwe vooraankondiging.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Incassocontract ontbreekt” | Leg het Incassant-ID vast in Inrichting. |
| “Tijdig afgeleverde vooraankondiging vereist” | Er is geen vooraankondiging voor deze bijdrage met precies dit bedrag en deze datum, of ze is te laat afgeleverd. |
| “Geldige machtiging ontbreekt” | De machtiging is ingetrokken, verlopen of van een andere betaler. |
| “Incasso geblokkeerd wegens betwisting of regeling” | Er is een betwisting of blokkade vastgelegd bij de bijdrage. |
| “Afleveringsbewijs of datum ongeldig” | De afleverdatum ligt in de toekomst of na de incassodatum. |
| “Geverifieerde betaler of ondertekende machtiging ontbreekt” | Kies een geverifieerde rekeninghouder en een verwerkte machtiging. |
| “Exacte eerder afgerekende batchregel vereist” | De storno heeft een ander bedrag dan de batchregel, of de regel was nog niet afgeletterd. |