Boekhouding · Dagelijks werk
Banktransacties verwerken
Bankbestanden inlezen, automatisch afletteren, de uitzonderingen onder Aandacht nodig verwerken, afletteringen corrigeren en het banksaldo aansluiten.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
Op Boekhouding › Banktransacties komt al het geld binnen en gaat het eruit. Plecke lettert de meeste transacties zelf af. U verwerkt alleen wat onder Aandacht nodig blijft staan, en sluit regelmatig het saldo aan op het bankafschrift.
Voordat u begint
- U hebt de bevoegdheid Boeken.
- De bankrekening is vastgelegd in Inrichting, en de rekeninghouders van eigenaren en leveranciers zijn geverifieerd. Zie Bank en betalen instellen.
- De bijdragen en facturen van de periode staan al in de boekhouding. Automatisch afletteren gebeurt alleen bij het inlezen.
Transacties binnenhalen
Er zijn drie manieren:
- Bankbestand importeren: een CAMT.053- of CSV-bestand uit uw bankomgeving. De gewone manier.
- Bankkoppeling: Plecke haalt de transacties zelf bij de bank op. Zie Bank en betalen instellen.
- Afschrift invoeren: met de hand, als de bank geen bestand levert.
Een bankbestand importeren
Download het afschrift bij uw bank
Download het afschrift als CAMT.053 (aanbevolen) of als CSV in de kolommen van Plecke. Één rekening per bestand, maximaal 500 kB en 1.000 transacties.
Upload hetzelfde bestand in Documenten
Plecke bewaart het originele bestand als bewijs. Upload het ongewijzigd in Documenten: open het niet eerst in Excel, want dan verandert het bestand.
Open de import
Klik op Bankbestand importeren. Kies de Bankrekening, het Formaat, het Bankbestand op uw computer en bij Hetzelfde originele bestand in Documenten het document uit de vorige stap.
Controleer het voorbeeld
Klik op Voorbeeld controleren. U ziet het aantal transacties, bij CAMT.053 het begin- en eindsaldo, en de eerste 20 regels.
Importeer
Klik op Importeren en automatisch afletteren. Plecke boekt alle transacties en lettert direct af wat aan de voorwaarden voldoet.
Een import is alles of niets: bij een fout wordt niets geboekt en staat de poging in Importgeschiedenis. Hetzelfde bestand nogmaals importeren is veilig; transacties die er al zijn, slaat Plecke over.
CSV-kolommen van Plecke
Gebruik precies deze kopregel, gescheiden door komma’s:
source_id,booked_on,amount,direction,reference,counterparty_iban,currency
source_id: een unieke bankreferentie per transactie;booked_on: de boekdatum als JJJJ-MM-DD;amount: positief, met een punt en twee decimalen, bijvoorbeeld440.00;direction:receipt(ontvangst) ofpayment(betaling);reference: het betalingskenmerk, of leeg;counterparty_iban: het IBAN van de tegenpartij in hoofdletters zonder spaties, of leeg;currency:EUR.
Waarom een CAMT.053-bestand wordt geweigerd
Plecke accepteert één rekeningafschrift per bestand, in euro, met precies één begin- en eindsaldo dat aansluit op de mutaties. Alleen definitief geboekte transacties worden ingelezen. Een storno of een samengevoegde boeking met meerdere details in één regel wordt geweigerd; verwerk die met Afschrift invoeren of vraag de bank om een gedetailleerd afschrift.
Wat automatisch gebeurt
Na de import lettert Plecke een transactie zelf af als het kenmerk precies gelijk is aan dat van één openstaande post, het bedrag precies het openstaande saldo is, de tegenrekening geverifieerd is en de periode open is. Zulke transacties ziet u onder Verwerkt, met Automatisch en de reden erbij. De uitleg staat in Zo werkt de boekhouding.
Wat aandacht vraagt
Het filter Aandacht nodig toont alles wat nog niet volledig verwerkt is. De kolom Verwerking zegt waarom:
| Reden | Wat er aan de hand is | Wat u doet |
|---|---|---|
| Betaalkenmerk ontbreekt | De betaling heeft geen gestructureerd kenmerk. | Zoek de post en letter met de hand af, of boek direct (bankkosten, rente). |
| Geen passende openstaande post | Het kenmerk hoort bij geen enkele open post. | Zoek de post op relatie of recht en letter af, of wacht tot de post bestaat. |
| Kenmerk verwijst naar meerdere posten | Meerdere posten hebben hetzelfde kenmerk. | Kies zelf de juiste post. |
| Bedrag wijkt af van het openstaande saldo | Te weinig of te veel betaald. | Letter het betaalde bedrag af; een rest blijft openstaan of wordt een tegoed. |
| Tegenrekening is niet geverifieerd | Betaald vanaf een rekening die niet bij de relatie hoort. | Controleer wie betaalde, letter met de hand af en verifieer de rekening als die blijft. |
| Gedeeltelijk afgeletterd | Een deel is verwerkt, er staat nog een rest. | Verwerk de rest. |
| Na correctie controleren | Een eerdere aflettering is teruggedraaid. | Verwerk de transactie opnieuw met de hand. |
| Boekingsperiode is gesloten | De boekdatum valt in een afgesloten jaar of geblokkeerde periode. | Overleg; boeken in die periode vraagt heropenen. |
Een transactie verwerken
Klik bij de transactie op Controleren. U ziet het bedrag, de tegenrekening, het kenmerk en het originele afschrift. Kies onder Verwerken als wat de transactie is.
Afletteren op openstaande posten
Voor een betaling van een bijdrage of factuur zonder (juist) kenmerk, of een gedeeltelijke betaling.
Zoek de post
Kies Afletteren op openstaande posten. Zoek bij Openstaande post op naam, appartementsrecht of kenmerk, bijvoorbeeld “El Amrani” of “12-G”, en klik op Zoeken.
Vul het bedrag in
Vul bij Af te letteren (€) in hoeveel van deze transactie bij die post hoort. Betaalt iemand twee maanden in één keer, klik dan op Post toevoegen en verdeel het bedrag.
Licht toe en boek
Schrijf bij Toelichting waarom deze post klopt, bijvoorbeeld “Betaling september zonder kenmerk, rekening van D. Visser”. Klik op Gegevens controleren en Aflettering boeken.
Een rest van de transactie blijft op de tussenrekening staan met Gedeeltelijk afgeletterd; een rest van de post blijft openstaan bij de eigenaar.
Voorbeeld. Fatima El Amrani betaalt in september € 300,00 van de € 647,94 die voor 12-G openstaat. U lettert € 300,00 af op de bijdrage van september. Er staat dan nog € 347,94 open voor september, die in Openstaande posten zichtbaar blijft.
De andere keuzes
| Verwerken als | Wanneer |
|---|---|
| Restontvangst als tegoed vastleggen | Iemand heeft meer betaald dan er openstaat. De rest wordt een zichtbaar tegoed voor die eigenaar, geen opbrengst. U kunt het later verrekenen of terugbetalen. |
| Bankkosten, rente of directe boeking | Bankkosten, rente of een andere ontvangst of uitgave zonder post. Kies de Tegenrekening, bijvoorbeeld een rekening Bankkosten of 8100 Overige inkomsten. |
| Overboeking tussen eigen rekeningen | Geld van de betaalrekening naar de spaarrekening of terug. Kies de Bijbehorende transactie op de andere rekening: hetzelfde bedrag, de andere richting. Beide zijden worden verwerkt, zonder opbrengst of kosten. |
| Stornering of retourbetaling | De bank heeft een eerder afgeletterde incasso of betaling teruggedraaid. De oorspronkelijke post gaat weer open; zie Bijdragen incasseren. |
| Verzamelbetaling met specificatie | De bank boekte een hele betaal- of incassobatch als één regel. Kies de batch en vink de regels aan die de bankspecificatie bevestigt. |
| Eerdere aflettering corrigeren | Een aflettering was fout. Zie hieronder. |
Weet u nog niet van wie een ontvangst is? Laat de transactie dan staan onder Aandacht nodig. Verwerk hem pas als u weet waar hij hoort; Plecke boekt een onbekend bedrag nooit zelf als opbrengst.
Een aflettering corrigeren
Klik bij de transactie op Controleren, kies Eerdere aflettering corrigeren, vul de Reden voor correctie in en klik op Aflettering terugboeken.
- Alle afletteringen van die transactie worden met een tegenboeking teruggedraaid. De banktransactie zelf blijft staan.
- De posten staan weer open, en de transactie krijgt Na correctie controleren.
- Plecke lettert deze transactie daarna nooit meer automatisch af. U verwerkt hem met de hand.
Een directe boeking, een overboeking tussen eigen rekeningen of een storno kunt u op dit scherm niet terugdraaien. Neem bij een fout contact op met Plecke.
Het saldo aansluiten
Leg na elke maand, en zeker op de laatste dag van het boekjaar, vast dat het saldo klopt met de bank. Klik op Saldo aansluiten, kies de Bankrekening, de Peildatum en het Eindsaldo (€) van het afschrift (een negatief saldo met een minteken), en het volledige afschrift als bewijs. Klik op Aansluiting vastleggen.
Het saldo moet tot op de cent gelijk zijn aan het grootboek. Zonder aansluiting per de laatste dag van het jaar kunt u het boekjaar niet afsluiten.
Een afschrift met de hand invoeren
Levert de bank geen bruikbaar bestand, klik dan op Afschrift invoeren. Vul het Uniek afschriftnummer van de bank, de periode en het Beginsaldo (€) en Eindsaldo (€) in, kies het originele afschrift en voeg per regel de bankreferentie, datum, bedrag, richting, kenmerk en tegenrekening toe. Begin- en eindsaldo moeten aansluiten op de regels en op het grootboek; anders wordt niets geboekt. Klik op Afschrift boeken en aansluiten. De regels worden daarna automatisch afgeletterd zoals bij een import.
Importgeschiedenis en overlap
Onder Importgeschiedenis staan alle ingelezen bestanden met Verwerkt of Geblokkeerd. Een geblokkeerde import heeft niets geboekt.
Was de oorzaak een mogelijke dubbele transactie, bijvoorbeeld omdat dezelfde betaling al met de hand of via een koppeling binnenkwam, klik dan op Mogelijke overlap beoordelen. Leg per transactie vast of het dezelfde is als een bestaande, of aantoonbaar een andere, en importeer het bestand daarna opnieuw.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Import niet geboekt. De poging is bewaard. …” | Zie Importgeschiedenis voor de foutcode. Vaak: overlap met een eerdere import, een gesloten periode of een verkeerde rekening. |
| “Bestand, bewijsstuk of bankrekening komt niet overeen” | Het gekozen document is niet exact hetzelfde bestand, of het afschrift hoort bij een andere rekening. Upload het originele bestand opnieuw. |
| “Mutaties sluiten niet aan op begin- en eindsaldo.” | Het CAMT-bestand is onvolledig. Download het opnieuw. |
| “Bedrag overschrijdt openstaande post” | U lettert meer af dan er openstaat, of een deel is gereserveerd in een betaal- of incassobatch. |
| “Bedrag overschrijdt banktransactie” | De verdeelde bedragen zijn samen meer dan de transactie. |
| “Banksaldo sluit niet aan op het grootboek” | Er ontbreken transacties of er is iets dubbel. Vergelijk het afschrift met de transacties van die periode. |
| “Beide zijden van dezelfde eigen overboeking zijn vereist” | De tegenboeking op de andere eigen rekening is nog niet ingelezen. |