Boekhouding · Rapportages en jaarafsluiting
Kascontrole voor de kascommissie
Wat u als lid van de kascommissie in Plecke ziet, hoe u de jaarstukken en bewijsstukken controleert en hoe u uw verslag vastlegt.
- Voor
- Kascommissie
- Bestuur
- Bijgewerkt
Als lid van de kascommissie controleert u namens de eigenaren of de jaarstukken kloppen. In Plecke ziet u de cijfers van het jaar dat u controleert, kunt u elk bedrag terugvolgen tot het bewijsstuk, en legt u uw verslag vast bij de versie van de jaarstukken die u hebt gecontroleerd.
Voordat u begint
- De ALV heeft u benoemd en het bestuur heeft u in Plecke de bevoegdheid Onafhankelijk controleren gegeven, met een controleperiode die het hele boekjaar omvat. Zie Bevoegdheden.
- U bent geen bestuurder. Een bestuurder kan deze bevoegdheid niet krijgen.
- Het bestuur heeft de jaarstukken klaargezet.
Wat u ziet
Na het inloggen staat Boekhouding in het menu. U ziet alleen de boekjaren die binnen uw controleperiode vallen; kies het jaar rechtsboven bij Boekjaar. U kunt alles inzien maar niets boeken.
Zo controleert u
Lees de jaarstukken
Open Rapportages › Jaarafsluiting. Bij Jaarstukkenversies opent u met PDF de jaarstukken van de versie die ter controle ligt.
Volg bedragen terug
Kies op Grootboek een rekening en open de boekingen. Bij elke boeking staan de bewijsstukken: facturen, bankafschriften en besluiten. Kies zelf een steekproef, bijvoorbeeld de grootste facturen en een paar bijdragen.
Controleer de bank
Vergelijk het saldo van elke bankrekening per jaareinde met het afschrift. Op Banktransacties ziet u wat automatisch en wat met de hand is afgeletterd, met de toelichting.
Kijk naar reserves en achterstanden
Bekijk op Begroting & reserves het verloop van de fondsen en de grondslag, en bij Bijdragen de openstaande posten op de laatste dag van het jaar.
Uw verslag vastleggen
Upload uw verslag
Upload uw ondertekende kascontroleverslag in Documenten, of laat het bestuur dat doen.
Open Controle en besluiten
Klik op Rapportages › Jaarafsluiting bij Controle en besluiten op Vastleggen.
Leg de controle vast
Bij Onderdeel staat Onafhankelijk kascontroleverslag. Kies bij Uitkomst Goedgekeurd / verleend of Niet goedgekeurd / niet verleend, vat bij Besluit en toelichting uw bevindingen samen en kies uw verslag als bewijs. Klik op Gegevens controleren en Bewijs aan deze versie verbinden.
Uw verslag hoort bij precies deze versie. Zet het bestuur daarna een nieuwe versie klaar, omdat er nog iets is gewijzigd, dan legt u uw controle opnieuw vast bij die nieuwe versie.
Het bestuur kan het jaar pas afsluiten als twee verschillende leden van de kascommissie hun verslag bij dezelfde versie hebben vastgelegd. Wie de jaarstukken heeft klaargezet, kan zelf geen controle vastleggen. Het bestuur reageert op uw bevindingen in het onderdeel Reactie bestuur op bevindingen van de jaarcontrole.
Als het niet lukt
| U ziet | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| Geen menu Boekhouding | U hebt nog geen bevoegdheid Onafhankelijk controleren. Vraag het bestuur erom. |
| Het boekjaar staat niet in de lijst | Uw controleperiode omvat niet het hele boekjaar. Vraag het bestuur de periode aan te passen. |
| “Bestuurder kan niet onafhankelijk controleren” | U hebt een bestuursfunctie. Een ander lid van de kascommissie moet controleren. |
| “De opsteller van de jaarstukken kan geen kascontrole vastleggen” | U hebt de jaarstukken zelf klaargezet. |