Boekhouding · Dagelijks werk
Leveranciers betalen met een betaalbatch
Goedgekeurde facturen bundelen in een betaalbatch, laten vrijgeven door een tweede persoon, het SEPA-bestand bij de bank indienen en de betaling laten afletteren.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
Plecke betaalt niet zelf. U bundelt goedgekeurde facturen in een betaalbatch, een tweede persoon geeft hem vrij, en u downloadt een SEPA-bestand dat u in uw bankomgeving uploadt en daar ondertekent. Zodra de betaling op het bankafschrift staat, lettert Plecke de facturen af.
Voorbereiden
Iemand met Batches voorbereiden kiest de facturen. De bedragen worden gereserveerd.
Vrijgeven
Een ander met Batches vrijgeven controleert namen, rekeningnummers en bedragen en geeft vrij.
Downloaden en indienen
De vrijgever downloadt het SEPA-bestand. U uploadt het bij uw bank en ondertekent daar.
Afletteren
De betaling komt binnen met het bankbestand of de bankkoppeling en wordt automatisch afgeletterd.
Voordat u begint
- Er is een bankprofiel voor betalingen op de betaalrekening en elke leverancier heeft een geverifieerde rekeninghouder. Zie Bank en betalen instellen.
- De facturen zijn Goedgekeurd en niet geblokkeerd. Creditfacturen kunnen niet in een batch.
Een betaalbatch voorbereiden
Open Betaling voorbereiden
Ga naar Boekhouding › Facturen en klik op Betaling voorbereiden.
Start een batch
Klik op Betaalbatch voorbereiden. Kies de Bankrekening met bevestigd bestandsprofiel en de Gewenste uitvoerdatum.
Kies de facturen
Vink onder Openstaande posten de facturen aan. Onder Geselecteerd staat per factuur het Batchbedrag (€), standaard het hele openstaande bedrag. Een lager bedrag is een gedeeltelijke betaling.
Bereid voor
Klik op Gegevens controleren en Batch voorbereiden. De batch staat nu als Voorbereid en wacht op vrijgave.
De batch vrijgeven
De tweede persoon opent Facturen › Betaling voorbereiden en klikt bij de batch op Vrijgeven. Het venster toont per regel de naam, het IBAN en het bedrag. Na controle klikt deze persoon op Gegevens controleren en Batch vrijgeven.
Bij het vrijgeven controleert Plecke opnieuw:
- dat de uitvoerdatum ver genoeg vooruit ligt voor de aanlevertermijn van de bank, op een werkdag en niet op een bankfeestdag;
- dat de batch en elke regel binnen de contractlimieten blijven;
- dat geen factuur intussen is geblokkeerd of gewijzigd, en dat de rekeningnummers niet zijn veranderd.
Is een van die dingen veranderd, bereid dan een nieuwe batch voor.
Heeft het bestuur in Boekings- en betaalbeleid vastgelegd dat één bevoegde persoon mag volstaan, dan mag wie de batch voorbereidde hem ook vrijgeven. Zonder dat besluit ziet u “Onafhankelijke vrijgever vereist”.
Het SEPA-bestand downloaden en indienen
Klik bij de vrijgegeven batch op SEPA-bestand. U downloadt een pain.001-bestand; de batch krijgt de status Geëxporteerd. Upload het bestand in uw bankomgeving en onderteken de betaling daar. Nog een keer downloaden geeft exact hetzelfde bestand.
Na het downloaden zijn de facturen nog niet betaald. De bedragen blijven gereserveerd, zodat ze niet in een tweede batch belanden. Openstaand daalt pas als de banktransactie is afgeletterd.
Hoe de betaling wordt afgeletterd
Elke regel in het bestand heeft een eigen bankreferentie, die u in de batch ziet als Bankkenmerk. Komt de betaling met die referentie en precies dat bedrag op het afschrift, dan lettert Plecke hem bij het inlezen automatisch af en krijgt de regel Afgeletterd.
Boekt uw bank de hele batch als één bedrag, verwerk de transactie dan op Banktransacties met Verzamelbetaling met specificatie: kies de batch en vink de regels aan die de specificatie van de bank bevestigt.
Wat de bank deed vastleggen
Gaat er iets anders dan verwacht, leg dan per regel vast wat er gebeurde: open het menu ⋯ bij de batch en kies Bankuitkomst vastleggen. Kies de Batchpost en de Uitkomst, met een Toelichting en het Bankbewijs:
| Uitkomst | Gebruik |
|---|---|
| Bij de bank ingediend | U hebt het bestand bij de bank ingediend. Er verandert niets aan de reservering. |
| Uitkomst onbekend (reservering blijft) | U weet niet zeker of de bank betaalde. |
| Door de bank afgewezen | De bank heeft de regel aantoonbaar niet uitgevoerd. De reservering vervalt; de factuur kan in een nieuwe batch. |
| Aantoonbaar geannuleerd | Alleen vóór het downloaden: de regel gaat niet door. |
Een batch als geheel annuleren kan niet. Annuleer vóór het downloaden elke regel; na het downloaden geeft alleen een bewezen afwijzing door de bank de reservering vrij.
Statussen van een batchregel: Gereserveerd, Ingediend, Uitkomst onbekend, Afgeletterd, Afgewezen, Geannuleerd en Teruggeboekt.
Een eigenaar geld terugbetalen
Heeft een eigenaar een tegoed, bijvoorbeeld door een dubbele betaling, dan betaalt u dat terug via een batch. Klik op Betaling voorbereiden op Meer acties › Eigenaarstegoed terugbetalen. Kies het Eigenaarstegoed, de Te betalen rekening, het Bedrag (€), de Boekdatum, de Reden en het bewijs, en klik op Terugbetaling klaarzetten. Neem de terugbetaling daarna op in een betaalbatch. De eigenaar heeft een geverifieerde rekeninghouder nodig.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Uitvoerdatum of bevestigd bankprofiel ontbreekt” | De datum ligt in het verleden, of de rekening heeft geen betaalprofiel. |
| “Goedgekeurde onbetwiste factuur vereist” | De factuur is niet goedgekeurd, is geblokkeerd of is een creditfactuur. |
| “Post al gereserveerd of gewijzigd” | De factuur zit al (deels) in een andere batch. |
| “Geverifieerde begunstigde ontbreekt” | De leverancier heeft geen geverifieerde rekeninghouder. |
| “Onafhankelijke vrijgever vereist” | U hebt de batch zelf voorbereid. Laat een ander vrijgeven. |
| “Batch overschrijdt overeengekomen aanlevertermijn of bedraglimiet” | De uitvoerdatum is te vroeg of valt in het weekend of op een bankfeestdag, of een limiet wordt overschreden. Bereid een nieuwe batch voor. |
| “Goedkeuring vervallen: begunstigde, factuur of machtiging gewijzigd” | Er is na het voorbereiden iets veranderd. Bereid een nieuwe batch voor. |
| “Na export is een bewezen bankafwijzing vereist om de reservering vrij te geven” | Na het downloaden kunt u een regel niet annuleren. Leg de afwijzing door de bank vast. |