Boekhouding · Rapportages en jaarafsluiting
Rapportages, grootboek en handmatige boekingen
De balans, de exploitatierekening en het grootboek lezen, doorklikken naar boekingen en bewijsstukken, exporteren en een handmatige boeking maken.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Kascommissie
- Bijgewerkt
Op Boekhouding › Rapportages staan vier tabbladen: Balans, Exploitatierekening, Grootboek en Jaarafsluiting. De cijfers komen rechtstreeks uit de boekingen; concepten tellen niet mee.
De peildatum
Alle tabbladen rekenen tot dezelfde Peildatum, standaard de laatste dag van het gekozen boekjaar. Vul een andere datum binnen het jaar in en klik op Berekenen, bijvoorbeeld om de stand op 30 september te zien.
Balans en exploitatierekening
- Balans: per rekening het beginsaldo, de debet- en creditbedragen en het saldo op de peildatum. Het resultaat dat nog niet is bestemd, staat erbij als onderdeel van het eigen vermogen.
- Exploitatierekening: de baten en lasten van het boekjaar tot de peildatum, ook als ze nog niet betaald zijn. Baten staan als negatief bedrag, omdat ze credit zijn.
Grootboek
Het tabblad Grootboek toont per rekening de saldi. Klik op een rekening om de boekingen te zien: per boeking het nummer, de datum, de regels en de bewijsstukken. Zo komt u van elk bedrag in de balans bij de factuur, het bankafschrift of het besluit waar het vandaan komt.
Onder Begroting en realisatie ziet u per kostengroep de begroting naast de werkelijke kosten en baten. Bedragen zonder kostengroep staan bij Niet toegewezen.
Exporteren
Met Exporteren maakt u een bestand van de gekozen peildatum:
- op Balans en Exploitatierekening: Proef- en saldibalans (CSV), Openstaande posten (CSV) en Reserveverloop (CSV);
- op Grootboek: Grootboek (CSV) en, met Inrichten, Volledige administratieoverdracht: een zip met de hele administratie en alle bewijsstukken, bijvoorbeeld bij een overstap.
Plecke maakt het bestand op de achtergrond. Klik na een moment op Status controleren en daarna op Bestand downloaden. De downloadlink is één minuut geldig; vraag zo nodig een Nieuwe downloadlink aan.
Een handmatige boeking maken
De meeste boekingen maakt Plecke zelf. Een handmatige boeking (memoriaalboeking) gebruikt u alleen voor aanpassingen, zoals vooruitbetaalde kosten, nog te betalen kosten of een correctie. U hebt Boeken nodig.
Maak een concept
Ga naar Rapportages › Grootboek en klik op Handmatige boeking. Vul de Boekdatum, Documentdatum en Omschrijving en doel in en kies het bewijsstuk.
Vul de regels in
Kies per Regel de Rekening, eventueel de Kostengroep, en het bedrag bij Debet (€) of Credit (€). Op een debiteuren- of crediteurenrekening kiest u ook de Openstaande post die wordt aangepast.
Sla het concept op
Klik op Gegevens controleren. U ziet of de boeking in balans is. Klik op Concept opslaan. Het concept verandert de boekhouding nog niet.
Verwerk de boeking
Open bij het concept onder Grootboek het menu ⋯ › Verwerken en klik op Boeking verwerken.
Voorbeeld. De opstalverzekering voor oktober 2026 tot en met september 2027 is in september betaald. Het deel dat bij 2027 hoort, zet u op de balans: debet 1300 Vooruitbetaalde kosten, credit 4000 Verzekeringen.
Een verwerkte boeking kunt u niet wijzigen. Corrigeer een fout met een nieuwe handmatige boeking met de omgekeerde regels en een duidelijke omschrijving, met dezelfde onderbouwing als bewijs.
Een periode blokkeren
Zijn de cijfers tot een datum gecontroleerd, blokkeer de periode dan op Rapportages › Jaarafsluiting met Periode blokkeren. Daarna kan niemand meer boeken op of vóór die datum. Een blokkade kunt u niet naar een eerdere datum terugzetten.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Rapportperiode niet beschikbaar” | De peildatum valt buiten het gekozen boekjaar. |
| “Boeking is niet in balans of te groot” | Debet en credit zijn niet gelijk. |
| “Boekregel vereist debet of credit” | Een regel heeft 0 bij debet én credit. Verwijder die regel. |
| “Passende openstaande post vereist” | Een regel op debiteuren of crediteuren heeft geen post. |
| “Boekingsperiode gesloten” | De boekdatum valt in een geblokkeerde periode of een afgesloten jaar. |
| “Boekdatum vóór administratieovername” | De boekdatum ligt vóór de begindatum van de administratie in Plecke. |
| “Export niet aangemaakt. Er is geen download beschikbaar.” | Het bestand kon niet worden gemaakt. Probeer het later opnieuw of neem contact op. |