Boekhouding · Dagelijks werk
Facturen vastleggen en goedkeuren
Een inkoopfactuur vastleggen, indienen, laten goedkeuren door een tweede persoon, afwijzen, de betaling blokkeren en creditfacturen verwerken.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
Een inkoopfactuur doorloopt in Plecke vier stappen: u legt hem vast als concept, dient hem in, een tweede persoon keurt hem goed en daarna wordt hij betaald. Bij het goedkeuren boekt Plecke de kosten en de schuld aan de leverancier.
De statussen
| Status | Betekenis | Volgende stap |
|---|---|---|
| Concept | Vastgelegd, nog niet ingediend. Nog niet geboekt. | Indienen |
| Ter goedkeuring | Ingediend en klaar voor controle. | Goedkeuren of Factuur afwijzen, door een ander |
| Goedgekeurd | Geboekt als kosten en schuld aan de leverancier. | Betalen; zie Leveranciers betalen |
| Afgewezen | Niet goedgekeurd. Niet geboekt. | Wijzigen en opnieuw indienen, of laten staan |
Daarnaast kan een factuur Betaling geblokkeerd hebben. De kolom Openstaand laat zien wat er nog betaald moet worden. Een factuur krijgt geen status “betaald”: na betaling staat Openstaand op € 0,00.
Met de filters bovenaan kiest u Alle, Te verwerken (concepten en ter goedkeuring), Concepten, Goed te keuren of Openstaand.
Een factuur vastleggen
Hiervoor hebt u de bevoegdheid Boeken nodig.
Upload de factuur
Upload de pdf van de factuur in Documenten.
Open het formulier
Ga naar Boekhouding › Facturen en klik op Factuur toevoegen.
Vul de factuurgegevens in
Kies de Leverancier, vul het Factuurnummer in en kies bij Soort Factuur of Creditfactuur. Kies de Originele factuur uit Documenten. Vul de Factuurdatum, de Boekdatum (meestal gelijk aan de factuurdatum) en de Vervaldatum in, het Totaal inclusief btw (€) en de Btw ter informatie (€). Laat de Crediteurenrekening op 1600 Crediteuren staan.
Verdeel het bedrag over regels
Kies per Regel de kostenrekening (bijvoorbeeld 4100 Schoonmaak) en eventueel de Kostengroep uit de begroting, en het Bedrag inclusief btw (€). Samen moeten de regels precies het totaal zijn. Met Regel toevoegen verdeelt u een factuur over meerdere rekeningen of kostengroepen.
Sla het concept op
Klik op Gegevens controleren en Concept opslaan. De factuur staat nu als Concept in de lijst.
Een VvE zonder eigen btw-aangifte betaalt de btw gewoon als kosten. Daarom boekt Plecke de factuur inclusief btw; het btw-bedrag legt u alleen vast voor het overzicht.
Kostengroepen
Kies bij een regel de Kostengroep als de kosten bij een bepaalde groep uit de begroting horen, bijvoorbeeld Lift. Dan ziet u in de rapportage Begroting en realisatie per kostengroep hoeveel er al is uitgegeven. Regels zonder kostengroep staan daar als Niet toegewezen.
Dubbele facturen
Plecke waarschuwt als dezelfde leverancier al een factuur heeft met hetzelfde nummer en bedrag, of als hetzelfde bestand al bij een andere factuur hoort. U ziet dan “Mogelijke dubbele factuur: motiveer een afzonderlijke factuur”. Is het echt een andere factuur, vul dan Toelichting als dit op een dubbele factuur lijkt in en sla opnieuw op.
Indienen en goedkeuren
Indienen
Klik bij het concept op Indienen. Controleer de gegevens en de regels naast de originele factuur, klik op Gegevens controleren en daarna op Ter goedkeuring indienen.
Goedkeuren door een tweede persoon
Iemand met de bevoegdheid Facturen goedkeuren, die de factuur niet zelf heeft aangemaakt, gewijzigd of ingediend, klikt op Goedkeuren. Het venster toont de gegevens, de regels en Originele factuur openen. Na controle klikt deze persoon op Gegevens controleren en Goedkeuren en boeken.
Na goedkeuring is de factuur geboekt op de boekdatum, met het factuurnummer als kenmerk en de vervaldatum van de factuur. Betaalt u hem rechtstreeks vanuit uw bank met het factuurnummer als betalingskenmerk, dan lettert Plecke de betaling bij het inlezen automatisch af.
Wie een factuur heeft aangemaakt, gewijzigd of ingediend, kan die versie niet goedkeuren, ook niet met alle bevoegdheden. U ziet dan “Ingediende factuur en onafhankelijke goedkeurder vereist”. Ook een VvE met één actieve bestuurder heeft voor facturen een tweede persoon nodig.
Wijzigen, afwijzen en blokkeren
- Concept wijzigen (menu ⋯) kan bij een concept, een ingediende of een afgewezen factuur. Na het wijzigen is de factuur weer een concept en moet hij opnieuw worden ingediend. Wie wijzigde, kan die versie niet goedkeuren.
- Factuur afwijzen kan bij een ingediende factuur, met een Reden. De factuur wordt niet geboekt. Wijzig hem en dien hem opnieuw in, of laat hem staan.
- Betaling blokkeren houdt een goedgekeurde schuld in de boeken, maar zorgt dat de factuur niet in een betaalbatch kan. Gebruik dit bij een geschil met de leverancier. Blokkade opheffen maakt betalen weer mogelijk.
Een goedgekeurde factuur kunt u niet meer wijzigen. Is er toch iets mis, laat de leverancier dan een creditfactuur sturen.
Creditfacturen
Leg een creditfactuur vast met Soort Creditfactuur en de bedragen als positief getal. Na goedkeuring staat bij Openstaand een negatief bedrag: de leverancier is de VvE geld schuldig. Een creditfactuur kan niet in een betaalbatch. U verrekent hem op twee manieren:
- met een volgende factuur van dezelfde leverancier: ga naar Bijdragen › Openstaande posten, open bij de credit het menu ⋯ › Tegoed verrekenen en kies Tegoed toepassen op een schuld;
- met een terugbetaling: als de leverancier het bedrag terugstort, lettert u die ontvangst af op de creditfactuur.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Factuurregels sluiten niet aan” | De regels zijn samen niet gelijk aan het totaal. |
| “Bewijsstuk of crediteurenrekening ontbreekt” | Kies de originele factuur en de crediteurenrekening. |
| “Mogelijke dubbele factuur: motiveer een afzonderlijke factuur” | Zie Dubbele facturen. |
| “Ingediende factuur en onafhankelijke goedkeurder vereist” | U hebt de factuur zelf aangemaakt, gewijzigd of ingediend, of hij is niet ingediend. Laat een ander goedkeuren. |
| “Factuur gewijzigd: controleer opnieuw” | Iemand heeft de factuur intussen gewijzigd. Open hem opnieuw. |
| “Boekingsperiode gesloten” | De boekdatum valt in een afgesloten jaar of geblokkeerde periode. Kies een datum in een open periode. |
| “Niet-verwerkte facturen blokkeren afsluiten” | Bij de jaarafsluiting staan nog concepten of ingediende facturen. Keur ze goed of wijs ze af. |