Boekhouding · Begroting en reserves
Reservefondsen
Hoe de reservering voor onderhoud wordt geboekt, de grondslag van een fonds vastleggen (MJOP of herbouwwaarde), onderhoud uit het fonds dekken en het aandeel per eigenaar zien.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Kascommissie
- Bijgewerkt
Een reservefonds is het deel van het vermogen dat de VvE apart zet voor groot onderhoud. In Plecke is elk fonds gekoppeld aan een reserverekening, standaard Algemene reserve op 2000 Reservefonds. U ziet de fondsen onder Boekhouding › Begroting & reserves.
Hoe de reservering wordt geboekt
De reservering zit in de bijdragen. Elke bijdrageronde boekt het reservedeel van de bijdragen als Toevoeging reserves (kosten) en tegelijk als toevoeging aan het fonds. U hoeft daar niets voor te doen; het bedrag komt uit de Jaarlijkse reservetoevoeging in de begroting.
Het fonds zegt hoeveel van het vermogen voor onderhoud bestemd is. Hoeveel geld er op de spaarrekening staat, is iets anders: zet u geld over naar de spaarrekening, dan verandert het fonds niet. Controleer vóór een grote uitgave daarom ook de bank.
De grondslag vastleggen
De wet vraagt een jaarlijkse reservering op basis van een vastgesteld meerjarenonderhoudsplan (MJOP), of ten minste 0,5% van de herbouwwaarde. Leg per boekjaar vast waarop de reservering is gebaseerd.
Open de grondslag
Open bij het fonds het menu ⋯ en kies Grondslag vastleggen. U hebt Inrichten nodig.
Vul de grondslag in
Kies bij Grondslag Vastgesteld MJOP of Gedocumenteerde herbouwwaarde. Vul Vastgesteld op, de Planningshorizon (jaren) en de Jaarlijkse bijdrage (€) in.
Kies de verdeelsleutel
Kies bij Vastgestelde verdeelsleutel de kostengroep uit de vastgestelde begroting waarmee het fonds over de appartementsrechten wordt verdeeld. Kies het MJOP of de taxatie als bewijs en klik op Grondslag vastleggen.
De kolom Grondslag toont daarna MJOP of Herbouwwaarde met het jaarbedrag. Zonder grondslag staat er Grondslag ontbreekt.
Onderhoud uit het fonds betalen
Groot onderhoud boekt u eerst gewoon als factuur, op een kostenrekening zoals 4300 Onderhoud. Daarna laat u hetzelfde bedrag uit het fonds vrijvallen, zodat het resultaat van het jaar er niet door daalt.
Boek de factuur
Leg de factuur vast en laat hem goedkeuren. Zie Facturen.
Boek de vrijval
Open bij het fonds ⋯ › Vrijval of overdracht boeken. Kies bij Inkomstenrekening bij vrijval 8900 Vrijval reserves, vul het Bedrag (€), de Boekdatum en bij Onderhoud en besluit waarvoor het is in, en kies het besluit als bewijs. Klik op Reservemutatie boeken.
Voorbeeld. De VvE Voorbeeldstraat 12 liet in september het dak boven het trappenhuis herstellen voor € 2.964,50, volgens het MJOP. De factuur staat op 4300 Onderhoud; de vrijval van € 2.964,50 op 8900 Vrijval reserves. Het fonds daalt met € 2.964,50 en het resultaat van het jaar blijft gelijk.
Geld van het ene fonds naar het andere verplaatsen gaat ook zo: vul dan Doelfonds bij overdracht in in plaats van een inkomstenrekening. Een vrijval mag nooit groter zijn dan wat er in het fonds staat.
Het aandeel per appartementsrecht
Onder Aandelen per appartementsrecht ziet u per fonds het aandeel van elk recht en van elke eigenaar op de peildatum, verdeeld volgens de verdeelsleutel van de grondslag. Dat is het aandeel dat bijvoorbeeld bij een verkoop of in de vermogensverklaring van een eigenaar terugkomt.
De cijfers gelden op de Peildatum; vul een andere datum in en klik op Berekenen. In een open boekjaar zijn het voorlopige cijfers.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| “Onttrekking overschrijdt het beschikbare fonds; leg eerst aanvullende financiering vast” | Er staat te weinig in het fonds, ook rekening houdend met latere mutaties. |
| “Inkomstenrekening voor vrijval vereist” | Kies 8900 Vrijval reserves of een andere inkomstenrekening. |
| “Fondsbewijs of verdeelsleutel ongeldig” | Kies een verwerkt document en een verdeelsleutel uit een vastgestelde begroting van dit jaar. |
| De verdeelsleutel staat niet in de lijst | Er is voor dit boekjaar nog geen vastgestelde begroting. Stel eerst de begroting vast. |
| “Geen financiële bevoegdheid voor deze handeling.” bij een peildatum | De peildatum valt buiten het gekozen boekjaar. Kies een datum binnen het jaar. |