Bevoegdheden in de boekhouding

Toegang tot de boekhouding loopt via financiële bevoegdheden, los van iemands rol in de VvE. Ook een bestuurder of een beheerder van Plecke ziet de boekhouding pas met een toegekende bevoegdheid. Zo is altijd vastgelegd, met een bestuursbesluit, wie wat mag.

De negen bevoegdheden#

Wie wat ziet#

• Een bestuurder in een VvE zonder administratie ziet Boekhouding met de stap om de administratie in te stellen.
• Na het instellen ziet alleen wie een van de vier bevoegdheden hierboven heeft het menu Boekhouding. Andere bestuurders niet, totdat het bestuur ze een bevoegdheid geeft.
• Eigenaren zien Mijn bijdragen. Een bestuurder die ook eigenaar is, ziet beide.
• Beheerders van Plecke zien de boekhouding alleen met een toegekende bevoegdheid. Zij kunnen de administratie niet zelf instellen; dat doet een bestuurder.

Wie krijgt automatisch bevoegdheden#

De bestuurder die met Administratie instellen de administratie aanmaakt, krijgt meteen alle bevoegdheden behalve Onafhankelijk controleren, met het bestuursmandaat als onderbouwing. Alle anderen krijgen hun bevoegdheden per stuk.

Een bevoegdheid verlenen#

Alleen een bestuurder met Inrichten kan bevoegdheden verlenen.

1. Leg het besluit vast in Documenten

   Upload het bestuursbesluit waarin staat wie welke bevoegdheid krijgt.

2. Open de bevoegdheden

   Ga naar Boekhouding en klik rechtsboven op Inrichting. Scrol naar Bevoegdheden.

3. Verleen de bevoegdheid

   Klik op Bevoegdheid verlenen. Kies de Gebruiker met VvE-toegang, de Bevoegdheid en vanaf wanneer die geldt (Geldig vanaf, en eventueel Geldig tot en met). Kies het besluit als Bewijsstuk.

4. Controleer en bevestig

   Klik op Gegevens controleren, kijk de samenvatting na en klik op Bevoegdheid verlenen.

U verleent één bevoegdheid per keer. Voor een tweede bestuurder die goedkeurt en vrijgeeft herhaalt u de stappen dus voor Inzien, Facturen goedkeuren en Batches vrijgeven.

In de lijst staat per persoon welke bevoegdheden actief zijn, met de status Actief, Gepland (begint later), Verlopen of Ingetrokken.

Een kascommissielid toegang geven#

Een kascommissielid krijgt Onafhankelijk controleren met een Controleperiode (alleen bij kascontrole): Controle vanaf en Controle tot en met. Die periode moet het hele boekjaar omvatten dat het lid controleert, van de eerste tot de laatste dag. Het lid ziet dan precies die boekjaren.

• Een bestuurder kan deze bevoegdheid niet krijgen: de controle moet onafhankelijk zijn.
• Het kascommissielid moet zelf toegang tot de VvE in Plecke hebben, als eigenaar of vertegenwoordiger van een eigenaar.
• Voor het afsluiten van het jaar zijn twee verschillende controleurs nodig.

Zie Kascontrole voor de kascommissie.

Een bevoegdheid intrekken#

Open bij de persoon het menu ⋯ en kies Intrekken. Kies het Intrekkingsbesluit en klik op Direct intrekken. De bevoegdheid vervalt meteen; wat de persoon eerder heeft gedaan, blijft op naam staan.

Vier ogen#

Plecke dwingt een paar scheidingen af, ook als één persoon alle bevoegdheden heeft:

• Facturen. Wie een factuur heeft aangemaakt, gewijzigd of ingediend, kan die versie niet goedkeuren. Hiervoor bestaat geen uitzondering.
• Betaal- en incassobatches. Wie een batch voorbereidt, kan hem niet vrijgeven. Voor een kleine VvE kan het bestuur een uitzondering voor één persoon vastleggen in Boekings- en betaalbeleid; zie Bank en betalen instellen.
• Kascontrole. Wie de jaarstukken heeft klaargezet, kan ze niet controleren. Een bestuurder kan nooit controleren.

Als het niet lukt#