Boekhouding · Inrichten
De administratie inrichten
Van bestuursmandaat tot geactiveerde beginbalans. Eenmalig, voordat u in Plecke kunt boeken.
- Voor
- Bestuur
- Beheerder
- Bijgewerkt
Een VvE richt de boekhouding één keer in. Daarna boekt u in het open boekjaar en draagt Plecke de balans elk jaar zelf over. Inrichten kost een half uur als de documenten klaarliggen.
Voordat u begint
- U bent bestuurder (voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid) van de VvE in Plecke. Alleen een bestuurder kan de administratie aanmaken; een beheerder van Plecke kan u helpen, maar niet in uw plaats beginnen.
- De documenten staan in Documenten. Upload ze eerst en wacht tot ze verwerkt zijn:
- het bestuursbesluit om de administratie in Plecke te voeren (het bestuursmandaat);
- per bankrekening een bewijs van de rekeninghouder, bijvoorbeeld een afschrift met de tenaamstelling;
- de gecontroleerde overnamebalans van de vorige beheerder, of bij een nieuwe VvE een verklaring dat alles nul is;
- per bank- en spaarrekening het afschrift met het saldo op de begindatum.
- U weet het boekjaar. Meestal een kalenderjaar, maar een ander boekjaar mag ook.
Plecke ondersteunt VvE’s in euro die kosten inclusief btw boeken en geen eigen btw-aangifte doen. Btw op facturen legt u alleen ter informatie vast.
Stappen
Administratie aanmaken
Ga naar Boekhouding en klik op Administratie instellen. Kies het Bestuursmandaat voor de inrichting en vul Begin boekjaar en Einde boekjaar in. Klik op Gegevens controleren en daarna op Administratie aanmaken.
Plecke maakt nu het boekjaar aan (status Inrichting), een standaard rekeningschema, het reservefonds Algemene reserve en geeft u alle financiële bevoegdheden behalve Onafhankelijk controleren.
Ga verder in Inrichting
Het overzicht toont nu de melding dat de beginbalans nog niet is geactiveerd. De volgende stappen staan in Inrichting (de knop rechtsboven), onder Administratie inrichten.
Bankrekeningen vastleggen
Klik op Bankrekening toevoegen. Kies de Grootboekrekening (1000 Betaalrekening voor de betaalrekening), vul het IBAN van de VvE in en kies het Bewijs van de rekeninghouder. Klik op Gegevens controleren en Bankrekening vastleggen.
Herhaal dit voor de spaarrekening met grootboekrekening 1010 Spaarrekening.
Begindatum (alleen bij een overname halverwege het jaar)
Neemt u de administratie halverwege het boekjaar over? Klik dan bij Begindatum administratie op Begindatum wijzigen en vul de datum in vanaf wanneer Plecke de transacties bevat. Begint u op de eerste dag van het boekjaar, sla deze stap dan over.
Beginbalans activeren
Klik op Beginbalans invoeren en neem de saldi uit de overnamebalans over. Hoe dat werkt, staat in Beginbalans en overname. Na activering is het boekjaar open en kunt u boeken.
Het rekeningschema heeft standaard twee bankrekeningen: 1000 Betaalrekening en 1010 Spaarrekening. Voor elke actieve bank- of kasrekening vraagt de beginbalans een saldo met bewijs. Heeft de VvE geen spaarrekening, zet 1010 dan eerst op inactief in Grootboekrekeningen. Heeft de VvE een kas, voeg dan vóór de beginbalans een rekening met de rol Kas toe.
Het standaard rekeningschema
Plecke maakt deze rekeningen aan. U kunt rekeningen toevoegen en een ongebruikte rekening op inactief zetten in Inrichting › Grootboekrekeningen.
| Code | Naam | Rol |
|---|---|---|
| 1000 | Betaalrekening | Bank |
| 1010 | Spaarrekening | Bank |
| 1100 | Te ontvangen bijdragen | Debiteuren |
| 1150 | Overige vorderingen | Debiteuren |
| 1200 | Tussenrekening ontvangsten | Tussenrekening ontvangsten |
| 1210 | Tussenrekening betalingen | Tussenrekening betalingen |
| 1250 | Kruisposten | Kruisposten |
| 1300 | Vooruitbetaalde kosten | Bezittingen |
| 1600 | Crediteuren | Crediteuren |
| 1700 | Nog te betalen kosten | Schulden |
| 1800 | Leningen | Schulden |
| 2000 | Reservefonds | Reserve |
| 2100 | Overig eigen vermogen | Eigen vermogen |
| 2200 | Onverdeeld resultaat | Resultaat |
| 4000 | Verzekeringen | Kosten |
| 4100 | Schoonmaak | Kosten |
| 4200 | Energie | Kosten |
| 4300 | Onderhoud | Kosten |
| 4400 | Beheer | Kosten |
| 4500 | Rentekosten | Kosten |
| 4900 | Toevoeging reserves | Kosten |
| 8000 | Bijdragen | Inkomsten |
| 8100 | Overige inkomsten | Inkomsten |
| 8900 | Vrijval reserves | Inkomsten |
De rol bepaalt wat Plecke met een rekening doet; de code en naam mag u kiezen. Bijvoorbeeld: een kostenrekening 4600 Bankkosten voegt u toe met Rekening toevoegen, Code 4600, Naam Bankkosten en Boekhoudkundige rol Kosten.
- De rol van een rekening waarop al geboekt is, kunt u niet meer wijzigen.
- Een rekening met een saldo of openstaande posten kunt u niet op inactief zetten; boek het saldo eerst over.
- Een nieuwe reserverekening krijgt pas betekenis met een eigen fonds: voeg het fonds toe in Reservefondsen.
Na het inrichten
Geef een tweede bestuurder de bevoegdheid om goed te keuren en vrij te geven.
Bank en betalen instellenRekeninghouders, bankprofielen en het incassocontract.
Begroting vaststellenDe basis voor de bijdragen van de eigenaren.
Banktransacties verwerkenLees het eerste bankbestand in.
Als het niet lukt
| U ziet | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| Geen knop Administratie instellen | U bent geen bestuurder van deze VvE in Plecke, of de administratie bestaat al. Is hij al ingesteld, vraag dan de bestuurder die hem instelde om een bevoegdheid. |
| De keuzelijst voor het bewijsstuk is leeg | Het document staat niet in Documenten of is nog niet verwerkt. Upload het en probeer het opnieuw. |
| “Mandaatbewijs ontbreekt” | Het gekozen document is niet (meer) beschikbaar. Kies een verwerkt document. |
| “IBAN-controlegetal ongeldig” | Het IBAN klopt niet. Een Nederlands IBAN heeft 18 tekens. |
| “Niet verwerkt. Controleer de actuele versie, periode, bedragen en bewijsstukken.” bij een bankrekening | Het IBAN of de grootboekrekening is al vastgelegd, of de grootboekrekening is inactief. |
| De stappen zijn verdwenen na stap 1 | Dat klopt: ga verder via Inrichting. |