Boekhouding · Aan de slag
Boekhouding inrichten
De boekhouding starten op 1 januari, de bankrekeningen toevoegen of koppelen, de beginstand invullen en de categorieën kiezen.
- Voor
- Bijgewerkt
Een boekhouding begint altijd op 1 januari van een jaar. Neemt u de administratie over, dan haalt u de standen uit de laatste jaarrekening. Begint de VvE net, dan staat alles op nul.
Voordat u begint
- U bent bestuurder van de VvE of beheerder bij Plecke.
- U hebt de laatste jaarrekening bij de hand: het saldo van elke bankrekening op 1 januari, het reservefonds en wat eigenaren toen nog moesten betalen.
- Elk appartement heeft een breukdeel bij Leden. De bijdragen worden daarmee verdeeld.
De boekhouding starten
Kies het eerste boekjaar
Ga naar Boekhouding en kies bij Eerste boekjaar het jaar waarop de boekhouding begint. Plecke begint op 1 januari van dat jaar.
Vul het reservefonds in
Vul bij Reservefonds op 1 januari het bedrag uit de balans van de vorige jaarrekening in, of 0.
Start
Klik op Boekhouding starten. Plecke maakt het jaar aan met standaardcategorieën zoals Opstalverzekering, Onderhoud en Bankkosten.
Bankrekeningen toevoegen
Open de instellingen
Ga naar Boekhouding en klik rechtsboven op Instellingen.
Voeg een rekening toe
Klik op Bankrekening toevoegen. Vul Naam en IBAN in, kies bij Soort Betaalrekening of Spaarrekening (reservefonds), en vul het Saldo op 1 januari in zoals op het bankafschrift. Klik op Opslaan.
Het reservefonds staat volgens de wet op een eigen rekening (art. 5:126 BW). Voeg daarom ook de spaarrekening toe; overboekingen tussen de twee rekeningen herkent Plecke zelf.
De bank koppelen
Met een koppeling haalt Plecke de transacties en het saldo elke ochtend zelf op. Zonder koppeling leest u afschriften in; zie Banktransacties verwerken.
Kies de rekening
Klik bij de rekening op het menu ⋯ en kies Koppelen met de bank.
Kies uw bank
Kies de Bank en klik op Naar de bank. U geeft daar toestemming om transacties en saldo te lezen. Betalen kan Plecke niet.
Rond af
De bank stuurt u terug naar Plecke. Klik op Koppeling afronden; Plecke haalt meteen de transacties op.
Een toestemming geldt zo lang als de bank toestaat. Staat er , kies dan Opnieuw koppelen.
De beginstand invullen
Vul onder Beginstand 1 januari per appartement in wat de eigenaar op 31 december nog moest betalen. Een tegoed vult u negatief in. Klik op Beginstand opslaan.
Facturen die bij de start nog betaald moesten worden, legt u vast bij Facturen met hun eigen factuurdatum. De algemene reserve rekent Plecke uit: wat er dan overblijft na het reservefonds.
De beginstand kunt u wijzigen tot het eerste jaar is afgesloten.
Categorieën
De categorieën zijn de regels van de begroting en van de staat van baten en lasten. Onder Categorieën wijzigt u een naam, voegt u er een toe met Categorie toevoegen of archiveert u er een. Klik op Categorieën opslaan. Een gearchiveerde categorie blijft in oude jaren zichtbaar.
Als het niet lukt
| Melding | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| De boekhouding van deze VvE is al gestart. | Iemand anders heeft de boekhouding al gestart. Laad de pagina opnieuw. |
| Deze IBAN staat al bij de rekeningen van de VvE. | De rekening bestaat al. Wijzig de bestaande rekening. |
| Dit boekjaar is afgesloten. Heropen het jaar om iets te wijzigen. | Na de eerste jaarafsluiting ligt de beginstand vast. Heropen het eerste jaar om haar te wijzigen; dat kan zolang het het laatst afgesloten jaar is. |
| De bankkoppeling is nog niet beschikbaar. Lees een afschrift in. | De koppeling is voor deze omgeving niet ingeschakeld. Gebruik afschriften. |
| Deze koppeling is verlopen of door iemand anders gestart. Begin opnieuw. | Rond een koppeling binnen 30 minuten af, met hetzelfde account. Begin opnieuw bij Koppelen met de bank. |