--- title: "Facturen vastleggen en goedkeuren" description: "Een inkoopfactuur vastleggen, indienen, laten goedkeuren door een tweede persoon, afwijzen, de betaling blokkeren en creditfacturen verwerken." url: https://plecke.com/docs/boekhouding/facturen type: Stappenplan audience: [Bestuur, Beheerder] appRoutes: [/boekhouding/facturen] updated: 2026-10-04 --- # Facturen vastleggen en goedkeuren Een inkoopfactuur vastleggen, indienen, laten goedkeuren door een tweede persoon, afwijzen, de betaling blokkeren en creditfacturen verwerken. Een inkoopfactuur doorloopt in Plecke vier stappen: u legt hem vast als concept, dient hem in, een tweede persoon keurt hem goed en daarna wordt hij betaald. Bij het goedkeuren boekt Plecke de kosten en de schuld aan de leverancier. ![De lijst Inkoopfacturen met facturen in elke status](https://plecke.com/images/docs/boekhouding/facturen.light.webp) _Facturen met hun status en wat er nog openstaat. Rechts de volgende stap per factuur._ ## De statussen | Status | Betekenis | Volgende stap | | ------------------- | ------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Concept** | Vastgelegd, nog niet ingediend. Nog niet geboekt. | **Indienen** | | **Ter goedkeuring** | Ingediend en klaar voor controle. | **Goedkeuren** of **Factuur afwijzen**, door een ander | | **Goedgekeurd** | Geboekt als kosten en schuld aan de leverancier. | Betalen; zie [Leveranciers betalen](https://plecke.com/docs/boekhouding/leveranciers-betalen) | | **Afgewezen** | Niet goedgekeurd. Niet geboekt. | Wijzigen en opnieuw indienen, of laten staan | Daarnaast kan een factuur **Betaling geblokkeerd** hebben. De kolom **Openstaand** laat zien wat er nog betaald moet worden. Een factuur krijgt geen status “betaald”: na betaling staat **Openstaand** op € 0,00. Met de filters bovenaan kiest u **Alle**, **Te verwerken** (concepten en ter goedkeuring), **Concepten**, **Goed te keuren** of **Openstaand**. ## Een factuur vastleggen Hiervoor hebt u de bevoegdheid **Boeken** nodig. 1. **Upload de factuur** Upload de pdf van de factuur in **Documenten**. 2. **Open het formulier** Ga naar **Boekhouding › Facturen** en klik op **Factuur toevoegen**. 3. **Vul de factuurgegevens in** Kies de **Leverancier**, vul het **Factuurnummer** in en kies bij **Soort** **Factuur** of **Creditfactuur**. Kies de **Originele factuur** uit Documenten. Vul de **Factuurdatum**, de **Boekdatum** (meestal gelijk aan de factuurdatum) en de **Vervaldatum** in, het **Totaal inclusief btw (€)** en de **Btw ter informatie (€)**. Laat de **Crediteurenrekening** op 1600 Crediteuren staan. 4. **Verdeel het bedrag over regels** Kies per **Regel** de kostenrekening (bijvoorbeeld 4100 Schoonmaak) en eventueel de **Kostengroep** uit de begroting, en het **Bedrag inclusief btw (€)**. Samen moeten de regels precies het totaal zijn. Met **Regel toevoegen** verdeelt u een factuur over meerdere rekeningen of kostengroepen. 5. **Sla het concept op** Klik op **Gegevens controleren** en **Concept opslaan**. De factuur staat nu als **Concept** in de lijst. ![Het venster Factuur toevoegen met leverancier, factuurnummer, bedragen en een factuurregel](https://plecke.com/images/docs/boekhouding/factuur-toevoegen.light.webp) > **Waarom de btw alleen ter informatie is:** Een VvE zonder eigen btw-aangifte betaalt de btw gewoon als kosten. Daarom boekt Plecke de factuur inclusief btw; het btw-bedrag legt u alleen vast voor het overzicht. ### Kostengroepen Kies bij een regel de **Kostengroep** als de kosten bij een bepaalde groep uit de begroting horen, bijvoorbeeld **Lift**. Dan ziet u in de rapportage **Begroting en realisatie** per kostengroep hoeveel er al is uitgegeven. Regels zonder kostengroep staan daar als **Niet toegewezen**. ### Dubbele facturen Plecke waarschuwt als dezelfde leverancier al een factuur heeft met hetzelfde nummer en bedrag, of als hetzelfde bestand al bij een andere factuur hoort. U ziet dan “Mogelijke dubbele factuur: motiveer een afzonderlijke factuur”. Is het echt een andere factuur, vul dan **Toelichting als dit op een dubbele factuur lijkt** in en sla opnieuw op. ## Indienen en goedkeuren 1. **Indienen** Klik bij het concept op **Indienen**. Controleer de gegevens en de regels naast de originele factuur, klik op **Gegevens controleren** en daarna op **Ter goedkeuring indienen**. 2. **Goedkeuren door een tweede persoon** Iemand met de bevoegdheid **Facturen goedkeuren**, die de factuur niet zelf heeft aangemaakt, gewijzigd of ingediend, klikt op **Goedkeuren**. Het venster toont de gegevens, de regels en **Originele factuur openen**. Na controle klikt deze persoon op **Gegevens controleren** en **Goedkeuren en boeken**. ![Het venster Factuur goedkeuren met de factuurgegevens, de regels en de knop Goedkeuren en boeken](https://plecke.com/images/docs/boekhouding/factuur-goedkeuren.light.webp) _De goedkeurder ziet de factuur, de regels en de originele factuur voordat hij wordt geboekt._ Na goedkeuring is de factuur geboekt op de boekdatum, met het factuurnummer als kenmerk en de vervaldatum van de factuur. Betaalt u hem rechtstreeks vanuit uw bank met het factuurnummer als betalingskenmerk, dan lettert Plecke de betaling bij het inlezen automatisch af. > **Vier ogen zonder uitzondering:** Wie een factuur heeft aangemaakt, gewijzigd of ingediend, kan die versie niet goedkeuren, ook niet met alle bevoegdheden. U ziet dan “Ingediende factuur en onafhankelijke goedkeurder vereist”. Ook een VvE met één actieve bestuurder heeft voor facturen een tweede persoon nodig. ## Wijzigen, afwijzen en blokkeren - **Concept wijzigen** (menu **⋯**) kan bij een concept, een ingediende of een afgewezen factuur. Na het wijzigen is de factuur weer een concept en moet hij opnieuw worden ingediend. Wie wijzigde, kan die versie niet goedkeuren. - **Factuur afwijzen** kan bij een ingediende factuur, met een **Reden**. De factuur wordt niet geboekt. Wijzig hem en dien hem opnieuw in, of laat hem staan. - **Betaling blokkeren** houdt een goedgekeurde schuld in de boeken, maar zorgt dat de factuur niet in een betaalbatch kan. Gebruik dit bij een geschil met de leverancier. **Blokkade opheffen** maakt betalen weer mogelijk. Een goedgekeurde factuur kunt u niet meer wijzigen. Is er toch iets mis, laat de leverancier dan een creditfactuur sturen. ## Creditfacturen Leg een creditfactuur vast met **Soort** **Creditfactuur** en de bedragen als positief getal. Na goedkeuring staat bij **Openstaand** een negatief bedrag: de leverancier is de VvE geld schuldig. Een creditfactuur kan niet in een betaalbatch. U verrekent hem op twee manieren: - **met een volgende factuur van dezelfde leverancier**: ga naar **Bijdragen › Openstaande posten**, open bij de credit het menu **⋯ › Tegoed verrekenen** en kies **Tegoed toepassen op een schuld**; - **met een terugbetaling**: als de leverancier het bedrag terugstort, lettert u die ontvangst af op de creditfactuur. ## Als het niet lukt | Melding | Oorzaak en oplossing | | --------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | “Factuurregels sluiten niet aan” | De regels zijn samen niet gelijk aan het totaal. | | “Bewijsstuk of crediteurenrekening ontbreekt” | Kies de originele factuur en de crediteurenrekening. | | “Mogelijke dubbele factuur: motiveer een afzonderlijke factuur” | Zie [Dubbele facturen](#dubbele-facturen). | | “Ingediende factuur en onafhankelijke goedkeurder vereist” | U hebt de factuur zelf aangemaakt, gewijzigd of ingediend, of hij is niet ingediend. Laat een ander goedkeuren. | | “Factuur gewijzigd: controleer opnieuw” | Iemand heeft de factuur intussen gewijzigd. Open hem opnieuw. | | “Boekingsperiode gesloten” | De boekdatum valt in een afgesloten jaar of geblokkeerde periode. Kies een datum in een open periode. | | “Niet-verwerkte facturen blokkeren afsluiten” | Bij de jaarafsluiting staan nog concepten of ingediende facturen. Keur ze goed of wijs ze af. |