--- title: "De administratie inrichten" description: "Van bestuursmandaat tot geactiveerde beginbalans. Eenmalig, voordat u in Plecke kunt boeken." url: https://plecke.com/docs/boekhouding/administratie-inrichten type: Stappenplan audience: [Bestuur, Beheerder] appRoutes: [/boekhouding, /boekhouding/instellingen] updated: 2026-10-04 --- # De administratie inrichten Van bestuursmandaat tot geactiveerde beginbalans. Eenmalig, voordat u in Plecke kunt boeken. Een VvE richt de boekhouding één keer in. Daarna boekt u in het open boekjaar en draagt Plecke de balans elk jaar zelf over. Inrichten kost een half uur als de documenten klaarliggen. ![Het onderdeel Administratie inrichten met vier stappen, waarvan twee afgerond](https://plecke.com/images/docs/boekhouding/inrichten-stappen.light.webp) _De vier stappen in Inrichting. Pas na de laatste stap kunt u boeken._ ## Voordat u begint - **U bent bestuurder** (voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid) van de VvE in Plecke. Alleen een bestuurder kan de administratie aanmaken; een beheerder van Plecke kan u helpen, maar niet in uw plaats beginnen. - **De documenten staan in Documenten.** Upload ze eerst en wacht tot ze verwerkt zijn: - het bestuursbesluit om de administratie in Plecke te voeren (het **bestuursmandaat**); - per bankrekening een bewijs van de rekeninghouder, bijvoorbeeld een afschrift met de tenaamstelling; - de gecontroleerde **overnamebalans** van de vorige beheerder, of bij een nieuwe VvE een verklaring dat alles nul is; - per bank- en spaarrekening het afschrift met het saldo op de begindatum. - **U weet het boekjaar.** Meestal een kalenderjaar, maar een ander boekjaar mag ook. > **Goed om te weten:** Plecke ondersteunt VvE’s in euro die kosten inclusief btw boeken en geen eigen btw-aangifte doen. Btw op facturen legt u alleen ter informatie vast. ## Stappen 1. **Administratie aanmaken** Ga naar **Boekhouding** en klik op **Administratie instellen**. Kies het **Bestuursmandaat voor de inrichting** en vul **Begin boekjaar** en **Einde boekjaar** in. Klik op **Gegevens controleren** en daarna op **Administratie aanmaken**. Plecke maakt nu het boekjaar aan (status **Inrichting**), een standaard rekeningschema, het reservefonds **Algemene reserve** en geeft u alle financiële bevoegdheden behalve **Onafhankelijk controleren**. 2. **Ga verder in Inrichting** Het overzicht toont nu de melding dat de beginbalans nog niet is geactiveerd. De volgende stappen staan in **Inrichting** (de knop rechtsboven), onder **Administratie inrichten**. 3. **Bankrekeningen vastleggen** Klik op **Bankrekening toevoegen**. Kies de **Grootboekrekening** (1000 Betaalrekening voor de betaalrekening), vul het **IBAN van de VvE** in en kies het **Bewijs van de rekeninghouder**. Klik op **Gegevens controleren** en **Bankrekening vastleggen**. Herhaal dit voor de spaarrekening met grootboekrekening 1010 Spaarrekening. 4. **Begindatum (alleen bij een overname halverwege het jaar)** Neemt u de administratie halverwege het boekjaar over? Klik dan bij **Begindatum administratie** op **Begindatum wijzigen** en vul de datum in vanaf wanneer Plecke de transacties bevat. Begint u op de eerste dag van het boekjaar, sla deze stap dan over. 5. **Beginbalans activeren** Klik op **Beginbalans invoeren** en neem de saldi uit de overnamebalans over. Hoe dat werkt, staat in [Beginbalans en overname](https://plecke.com/docs/boekhouding/beginbalans). Na activering is het boekjaar open en kunt u boeken. > **Geen spaarrekening?:** Het rekeningschema heeft standaard twee bankrekeningen: 1000 Betaalrekening en 1010 Spaarrekening. Voor elke actieve bank- of kasrekening vraagt de beginbalans een saldo met bewijs. Heeft de VvE geen spaarrekening, zet 1010 dan eerst op inactief in **Grootboekrekeningen**. Heeft de VvE een kas, voeg dan vóór de beginbalans een rekening met de rol **Kas** toe. ## Het standaard rekeningschema Plecke maakt deze rekeningen aan. U kunt rekeningen toevoegen en een ongebruikte rekening op inactief zetten in **Inrichting › Grootboekrekeningen**. | Code | Naam | Rol | | ---- | -------------------------- | -------------------------- | | 1000 | Betaalrekening | Bank | | 1010 | Spaarrekening | Bank | | 1100 | Te ontvangen bijdragen | Debiteuren | | 1150 | Overige vorderingen | Debiteuren | | 1200 | Tussenrekening ontvangsten | Tussenrekening ontvangsten | | 1210 | Tussenrekening betalingen | Tussenrekening betalingen | | 1250 | Kruisposten | Kruisposten | | 1300 | Vooruitbetaalde kosten | Bezittingen | | 1600 | Crediteuren | Crediteuren | | 1700 | Nog te betalen kosten | Schulden | | 1800 | Leningen | Schulden | | 2000 | Reservefonds | Reserve | | 2100 | Overig eigen vermogen | Eigen vermogen | | 2200 | Onverdeeld resultaat | Resultaat | | 4000 | Verzekeringen | Kosten | | 4100 | Schoonmaak | Kosten | | 4200 | Energie | Kosten | | 4300 | Onderhoud | Kosten | | 4400 | Beheer | Kosten | | 4500 | Rentekosten | Kosten | | 4900 | Toevoeging reserves | Kosten | | 8000 | Bijdragen | Inkomsten | | 8100 | Overige inkomsten | Inkomsten | | 8900 | Vrijval reserves | Inkomsten | De **rol** bepaalt wat Plecke met een rekening doet; de code en naam mag u kiezen. Bijvoorbeeld: een kostenrekening **4600 Bankkosten** voegt u toe met **Rekening toevoegen**, **Code** 4600, **Naam** Bankkosten en **Boekhoudkundige rol** Kosten. - De rol van een rekening waarop al geboekt is, kunt u niet meer wijzigen. - Een rekening met een saldo of openstaande posten kunt u niet op inactief zetten; boek het saldo eerst over. - Een nieuwe reserverekening krijgt pas betekenis met een eigen fonds: voeg het fonds toe in **Reservefondsen**. ## Na het inrichten - [Bevoegdheden verlenen](https://plecke.com/docs/boekhouding/bevoegdheden): Geef een tweede bestuurder de bevoegdheid om goed te keuren en vrij te geven. - [Bank en betalen instellen](https://plecke.com/docs/boekhouding/bank-en-betalen-instellen): Rekeninghouders, bankprofielen en het incassocontract. - [Begroting vaststellen](https://plecke.com/docs/boekhouding/begroting): De basis voor de bijdragen van de eigenaren. - [Banktransacties verwerken](https://plecke.com/docs/boekhouding/banktransacties): Lees het eerste bankbestand in. ## Als het niet lukt | U ziet | Oorzaak en oplossing | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Geen knop **Administratie instellen** | U bent geen bestuurder van deze VvE in Plecke, of de administratie bestaat al. Is hij al ingesteld, vraag dan de bestuurder die hem instelde om een bevoegdheid. | | De keuzelijst voor het bewijsstuk is leeg | Het document staat niet in **Documenten** of is nog niet verwerkt. Upload het en probeer het opnieuw. | | “Mandaatbewijs ontbreekt” | Het gekozen document is niet (meer) beschikbaar. Kies een verwerkt document. | | “IBAN-controlegetal ongeldig” | Het IBAN klopt niet. Een Nederlands IBAN heeft 18 tekens. | | “Niet verwerkt. Controleer de actuele versie, periode, bedragen en bewijsstukken.” bij een bankrekening | Het IBAN of de grootboekrekening is al vastgelegd, of de grootboekrekening is inactief. | | De stappen zijn verdwenen na stap 1 | Dat klopt: ga verder via **Inrichting**. |